Housekeeping Storekeeper

Chịu trách nhiệm quản lý và vận hành kho Buồng phòng hằng ngày, đảm bảo việc tiếp nhận, lưu trữ, cấp phát và kiểm kê các vật tư, hàng hóa phục vụ hoạt động của bộ phận Buồng phòng được thực hiện chính xác, đầy đủ và hiệu quả.
Đảm bảo các loại vật tư, đồ dùng phòng khách, hóa chất vệ sinh, đồ vải, đồng phục và các vật dụng vận hành khác luôn được cung ứng với số lượng phù hợp, trong tình trạng tốt, đáp ứng nhu cầu hoạt động hằng ngày của khu nghỉ dưỡng. Đồng thời, kiểm soát tồn kho, hạn chế thất thoát, lãng phí và tuân thủ các tiêu chuẩn, chính sách, quy trình của khu nghỉ dưỡng.
1.Quản lý hoạt động kho và kiểm soát tồn kho
Tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu hàng hóa nhập kho với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng và các yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt.
Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa tại các khu vực quy định, đảm bảo kho được bố trí khoa học, có nhãn nhận diện rõ ràng, sạch sẽ và thuận tiện cho việc kiểm soát, cấp phát.
Theo dõi số lượng hàng tồn kho, đảm bảo duy trì mức tồn kho phù hợp để đáp ứng nhu cầu hoạt động hằng ngày của bộ phận.
Thực hiện kiểm kê định kỳ và kiểm kê hàng tháng; xác minh, báo cáo các trường hợp chênh lệch tồn kho.
Cập nhật chính xác, đầy đủ và kịp thời số liệu nhập, xuất, tồn trên hệ thống quản lý hoặc các biểu mẫu theo dõi được quy định.
Áp dụng nguyên tắc nhập trước - xuất trước khi phù hợp và theo dõi hạn sử dụng của các sản phẩm tiêu hao.
2. Cấp phát và phân phối hàng hóa
Cấp phát công cụ dụng cụ Buồng phòng, đồ dùng phòng khách, hóa chất vệ sinh, đồ vải và các vật dụng vận hành khác theo phiếu yêu cầu đã được phê duyệt.
Đảm bảo tất cả hàng hóa xuất kho được ghi nhận đầy đủ và có xác nhận của cá nhân hoặc bộ phận tiếp nhận.
Phối hợp với các Giám sát Buồng phòng để bổ sung hàng hóa kịp thời, đáp ứng nhu cầu vận hành.
Theo dõi tình hình sử dụng vật tư; báo cáo các trường hợp sử dụng bất thường, yêu cầu cấp phát vượt mức hoặc có nguy cơ gây lãng phí cho cấp quản lý trực tiếp.
3. Phối hợp mua hàng và bổ sung hàng tồn kho
Theo dõi mức tồn kho tối thiểu và tối đa, chủ động lập đề xuất bổ sung hàng hóa kịp thời.
Phối hợp với bộ phận Buồng phòng, bộ phận Mua hàng và các bộ phận liên quan về tình trạng hàng hóa, lịch giao hàng và nhu cầu cung ứng.
Theo dõi các đơn hàng đang chờ giao và báo cáo kịp thời nguy cơ thiếu hụt vật tư có thể ảnh hưởng đến hoạt động hằng ngày.
Đảm bảo các hoạt động mua hàng, nhập kho và luân chuyển hàng hóa tuân thủ chính sách, quy trình và thẩm quyền phê duyệt của khu nghỉ dưỡng.
4. Kiểm soát chi phí và bảo quản tài sản
Hỗ trợ thực hiện các biện pháp kiểm soát chi phí thông qua việc hạn chế sử dụng không cần thiết, hư hỏng, thất thoát và lãng phí vật tư.
Đảm bảo hàng hóa, vật tư được sử dụng và bảo quản đúng mục đích, đúng quy định.
Báo cáo các mặt hàng bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, không đạt chất lượng hoặc không còn phù hợp để sử dụng nhằm có phương án xử lý kịp thời.
Lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan đến nhập kho, xuất kho, hàng trả lại, điều chuyển và điều chỉnh số liệu tồn kho.
Phối hợp xác minh nguyên nhân chênh lệch tồn kho và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết.
5. Vệ sinh, an toàn và tuân thủ quy định
Đảm bảo khu vực kho luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp và an toàn.
Đảm bảo hóa chất vệ sinh và các vật liệu cần kiểm soát được lưu trữ theo yêu cầu an toàn, hướng dẫn sử dụng và quy định hiện hành.
Tuân thủ các quy định của khu nghỉ dưỡng về an toàn lao động, sử dụng và bảo quản hóa chất, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường.
Kiểm soát việc ra vào kho, bảo vệ hàng hóa khỏi thất thoát, hư hỏng và sử dụng trái phép.
6. Phối hợp công việc và trao đổi thông tin
Duy trì sự phối hợp và trao đổi thông tin hiệu quả với Trưởng bộ phận Buồng phòng, Trợ lý Trưởng bộ phận Buồng phòng, các Giám sát Buồng phòng, bộ phận Mua hàng, Tài chính - Kế toán, Kiểm soát chi phí và các bộ phận liên quan.
Cập nhật chính xác tình trạng hàng tồn kho và cung cấp báo cáo theo yêu cầu của cấp quản lý.
Hỗ trợ các hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ và bên ngoài bằng việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và báo cáo tồn kho liên quan.
Thực hiện các nhiệm vụ hợp lý khác theo sự phân công của cấp quản lý, phù hợp với nhu cầu hoạt động của bộ phận.