Mô tả công việc
1. Kiểm tra hồ sơ nhân viên
Kiểm tra tính đầy đủ, chuẩn xác và tình trạng của hồ sơ giấy theo danh mục chuẩn.
Phân loại, sắp xếp hồ sơ theo danh mục/ nhóm tài liệu.
Gắn nhãn tài liệu theo quy định của công ty.
2. Scan & số hóa tài liệu
Thực hiện scan tài liệu bằng máy scan chuyên dụng.
Kiểm tra chất lượng bản scan (độ nét, độ nghiêng, thiếu trang...).
Chuyển đổi tài liệu sang định dạng điện tử (PDF, PNG...) theo yêu cầu.
Đặt tên file theo quy chuẩn: mã hồ sơ - loại tài liệu - ngày tháng.
3. Lưu trữ & quản lý tài liệu e-filing
Upload tài liệu lên hệ thống e-filing theo đúng cấu trúc thư mục.
Đảm bảo file được lưu đúng vị trí, đúng mã và đúng quy tắc phân loại.
Cập nhật trạng thái hồ sơ vào bảng theo dõi (Excel/Google Sheet/ phần mềm quản lý).
Hỗ trợ tìm kiếm hồ sơ khi có yêu cầu từ bộ phận liên quan.
Sắp xếp hồ sơ vật lý trong kho lưu trữ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.
Yêu cầu
1. Trình độ
Sinh viên năm 3-4 hoặc mới tốt nghiệp các ngành: Hành chính, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Nhân sự, Hệ thống thông tin quản lý hoặc ngành liên quan.
Có thể thực tập full-time.
2. Kỹ năng
Sử dụng tốt máy vi tính (Word, Excel, Google Drive).
Có khả năng sử dụng máy scan, máy in, máy photocopy.
Tỉ mỉ, cẩn thận, làm việc có tổ chức.
Khả năng sắp xếp và xử lý dữ liệu logic.
Trách nhiệm, trung thực và tuân thủ quy trình.
3. Thái độ
Chủ động học hỏi, cầu tiến.
Hợp tác, hỗ trợ đồng đội.
Bảo mật thông tin hồ sơ tuyệt đối.
Quyền lợi
Trợ cấp thực tập.
Hỗ trợ dấu mộc thực tập.
Được đào tạo và phát triển trong môi trường chuyên nghiệp.
Thông tin chung
- Thu nhập: 3 - 5 triệu VNĐ
Nơi làm việc
- Tầng 22, Tòa nhà Centec, 72-74 Nguyễn Thị Minh Khai , Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam