a/ Lập kế hoạch & tổ chức kiểm kê
Lập kế hoạch kiểm kê: tháng/quý/năm; đột xuất khi có nghi ngờ
Phối hợp
quản lý cửa hàng/kho chuẩn bị kiểm kê
Trực tiếp tham gia kiểm kê tại: Kho tổng, các cửa hàng, kho online
b/ Thực hiện kiểm kê & lập biên bản
Kiểm đếm thực tế theo: Mã hàng, size, màu
Đối chiếu: Số lượng thực tế, số liệu trên hệ thống
Lập biên bản kiểm kê chi tiết: Hàng thiếu, hàng thừa, hàng hư hỏng
Xác nhận chữ ký các bên liên quan
c/ Phân tích & xử lý chênh lệch
Phân tích nguyên nhân chênh lệch:
Sai quy trình nhập/xuất
Sai chuyển kho
Thất thoát
Nhập liệu sai
Đề xuất phương án xử lý:
Điều chỉnh hệ thống
Bồi hoàn (nếu có quy định)
Cải tiến quy trình
d/ Thực hiện điều chỉnh trên hệ thống
Thực hiện bút toán điều chỉnh tồn kho sau khi được phê duyệt
Lưu trữ hồ sơ điều chỉnh đầy đủ
Theo dõi log điều chỉnh kho
Đảm bảo không tồn tại tồn âm kéo dài
e/ Báo cáo & cảnh báo
Báo cáo kết quả kiểm kê định kỳ
Báo cáo:
Tỷ lệ chênh lệch theo cửa hàng
Tỷ lệ thất thoát
Top mã hàng sai lệch nhiều
Cảnh báo kịp thời khi phát hiện rủi ro lớn