A. Kế toán nội bộ & vận hành tài chính (60-70%)
1. Thu - chi & quỹ/ ngân hàng
• Theo dõi quỹ tiền mặt, đối soát ngân hàng.
• Quản lý hạn mức chi, kiểm tra đề xuất thanh toán.
2. Theo dõi doanh thu - học phí - công nợ
• Cập nhật thu học phí theo lớp/khóa, đối soát với bộ phận kinh doanh/CSKH.
• Theo dõi công nợ học viên/cha mẹ, xuất danh sách nhắc phí theo kỳ.
3. Chi phí - mua sắm - hợp đồng
• Theo dõi chi phí theo nhóm: marketing, vận hành lớp, lương - thưởng, học liệu, thuê mặt bằng, công cụ.
• Lưu trữ hợp đồng, phụ lục, hồ sơ thanh toán (đúng quy trình).
4. Chứng từ - hóa đơn
• Thu thập/kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn chứng từ.
• Phân loại, lưu trữ bản cứng/bản mềm, đảm bảo dễ tra cứu.
5. Báo cáo tài chính quản trị
• Báo cáo tuần/tháng: thu - chi, tồn quỹ, công nợ, chi phí theo nhóm, lãi/lỗ quản trị.
• Hỗ trợ báo cáo thuế, làm đầu mối cung cấp số liệu/chứng từ, đối soát và theo dõi lịch nộp.
B. Trợ lý
Giám đốc (30-40%)
1. Điều phối & theo dõi việc
• Nhận việc từ Giám đốc, phân rã đầu việc, giao việc và theo dõi tiến độ theo tuần.
• Nhắc deadline, tổng hợp vướng mắc, đề xuất hướng xử lý.
2. Báo cáo KPI & dashboard
• Tổng hợp KPI cơ bản: doanh thu, test, chốt, tỉ lệ chuyển đổi, tái phí, tỉ lệ hoàn thành hồ sơ data
• Kiểm soát biểu mẫu báo cáo và đảm bảo số liệu "một nguồn sự thật".
3. Lịch làm việc & hành chính điều hành
• Ghi biên bản, theo dõi việc sau họp
• Soạn thảo thông báo nội bộ, công văn/biểu mẫu theo yêu cầu.
4. Hỗ trợ quản trị
• Hỗ trợ triển khai SOP, chính sách, quy trình mới; theo dõi việc tuân thủ và tổng hợp phản hồi.
C. Quyền hạn
• Được yêu cầu các bộ phận cung cấp số liệu/biểu mẫu
phục vụ đối soát.
• Được yêu cầu, nhắc nhở các bộ phận làm việc, thực hiện đúng theo quy trình, biểu mẫu
• Được đề xuất tạm dừng thanh toán khi chứng từ không hợp lệ/không đúng quy trình.
• Được đề xuất cải tiến quy trình thu - chi, báo cáo, lưu trữ.