Kế Toán Nội Bộ

I. Vai trò của vị trí
Kế toán nội bộ là vị trí đảm bảo toàn bộ hoạt động tài chính - kế toán của Educap được vận hành chính xác, minh bạch và đúng quy định. Người đảm nhận chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch tài chính hàng ngày, kiểm soát dòng tiền thu - chi, theo dõi công nợ và hợp đồng, đồng thời cung cấp báo cáo tài chính định kỳ phục vụ quyết định của Ban lãnh đạo.
Vị trí này đóng vai trò:
• Đảm bảo các giao dịch tài chính được thực hiện đúng quy trình, đúng thời hạn và có đầy đủ hồ sơ chứng từ
• Kiểm soát chặt chẽ công nợ phải thu - phải trả, giảm thiểu rủi ro thất thoát và chậm thanh toán
• Cung cấp số liệu tài chính chính xác, kịp thời để hỗ trợ Ban lãnh đạo điều hành và lập kế hoạch kinh doanh
II. Những kết quả chính cần đạt
1. Giao dịch ngân hàng và hồ sơ thanh toán được xử lý chính xác, đúng hạn
- Thực hiện các lệnh chuyển khoản, thanh toán nhà cung cấp và các giao dịch ngân hàng theo ủy quyền
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo đúng quy trình phê duyệt nội bộ
- Tỷ lệ sai sót trong giao dịch tài chính: tiến tới 0
2. Chính sách bán hàng và giá bán được theo dõi, kiểm soát nhất quán
- Rà soát và đối chiếu giá bán thực tế với chính sách giá của từng chương trình (TESOL, Diploma, EMI, Workshop)
- Phát hiện và báo cáo kịp thời các trường hợp áp dụng sai chính sách giá hoặc chiết khấu
- Phối hợp với đội Sales để đảm bảo hợp đồng và hoá đơn phản ánh đúng điều khoản đã thống nhất
3. Công nợ được theo dõi sát sao, thu hồi đúng hạn
- Theo dõi công nợ phải thu từ học viên và đối tác; nhắc nhở thanh toán theo lịch đã cam kết
- Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp; đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh phát sinh phí phạt
- Tỷ lệ công nợ quá hạn trên tổng phải thu: duy trì ở mức thấp và giảm theo từng quý
4. Hoá đơn và bảng kê phí được xuất đúng, đủ, kịp thời
- Lập bảng kê phí và xuất hoá đơn điện tử đúng quy định ngay sau khi học viên / đối tác xác nhận đăng ký
- Theo dõi trạng thái thanh toán và nhắc nhở học viên / đối tác có công nợ chưa thanh toán
- Hồ sơ hoá đơn và chứng từ lưu trữ đầy đủ, sẵn sàng cho kiểm tra nội bộ và kiểm toán
5. Chi phí định kỳ được quản lý và thanh toán đúng hạn
- Lên lịch và thực hiện thanh toán các chi phí cố định hàng tháng: điện, nước, điện thoại, thuê văn phòng, phần mềm
- Theo dõi biến động chi phí định kỳ; cảnh báo khi có khoản phát sinh bất thường so với kỳ trước
6. Báo cáo tài chính được lập đúng hạn, đủ nội dung và đáng tin cậy
- Lập báo cáo doanh thu, chi phí theo quý; đối chiếu với kế hoạch và giải trình chênh lệch
- Lập báo cáo tài chính tổng hợp cuối năm phục vụ Ban lãnh đạo và đơn vị kiểm toán
- Số liệu báo cáo chính xác, nhất quán và có thể truy xuất nguồn chứng từ