Mô tả Công việc
Đầu ngày, kế toán thanh toán báo cáo chi tiết số dư tài khoản tại từng ngân hàng gửi cho Ban Giám Đốc, phòng ban có liên quan để cập nhật thông tin nguồn tiền,
Tiếp nhận hợp đồng mua hàng hóa từ bộ phận cung ứng, cập nhật thông tin về thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, đơn giá.
Tiếp nhận chứng từ đề nghị thanh toán đã được BGĐ phê duyệt, kế toán thanh toán thực hiện kiểm tra, hạch toán chi phí lên phần mềm Misa.
Lập ủy nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (Đối với hàng hóa nhập khẩu) chuyển tiền cho các đề nghị thanh toán đã được Ban giám đốc phê duyệt.
Lập lệnh chuyển tiền đối với những hợp đồng mua hàng có giao kết đặt cọc, kèm theo chứng từ phát sinh khác (nếu có), tiến hành theo dõi công nợ đã thanh toán và chưa thanh toán cho nhà cung cấp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời.
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ quyết toán, thanh toán
Kiểm tra tuân thủ theo quy trình thanh toán
Phòng TCKT tiếp nhận hồ sơ.
Nhân viên kế toán kiểm tra:
+ Tính chính đáng của yêu cầu.
+ Sự đầy đủ và hợp lệ của các chứng từ kèm theo.
+ Sự phù hợp của yêu cầu về mặt thời gian và các yếu tố khác.
+ Đã hoàn ứng các khoản tạm ứng trước chưa (ngoại trừ bộ phận KHCU, NSTH được tạm ứng theo sự vụ).
Nếu hồ sơ lập không đúng thủ tục, nội dung không phù hợp thì nhân viên kế toán trả lại người yêu cầu và hướng dẫn bổ sung thêm các hồ sơ cần thiết.
+ Các hồ sơ phù hợp nhân viên kế toán chuyển sang KSNB rà soát và trình BTGĐ phê duyệt.
Phòng TCKT lập PC/UNC/PT với số tiền tương ứng trình BTGĐ phê duyệt.
Ghi chú:
+ Lập PC (nếu hình thức thanh toán bằng tiền mặt) hoặc UNC (nếu hình thức thanh toán bằng chuyển khoản).
+ Lập PT (trong trường hợp số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền thực chi); Lập PC (trong trường hợp số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền thực chi).
'- Nhân viên kế toán thực hiện chi tạm ứng (tiền mặt/ chuyển khoản) cho người có yêu cầu ứng tiền đã được duyệt.
- Nhân viên kế toán thực hiện chi tiền theo nguyên tắc thận trọng nhằm đảm bảo chi tiền: đúng người, đúng số tiền, đúng hạn,
- Đối chiếu số liệu nhập kho hàng hóa do kế toán kho nhập liệu cung cấp so với bảng tổng hợp hàng xuất hoặc packing list của nhà cung cấp, nếu có phát sinh chênh lệnh tăng, giảm số liệu,
kế toán mua hàng sẽ trao đổi với
nhân viên kế toán kho để xác định số liệu chính xác, trước khi phản hồi thông tin cho nhà cung cấp.
- Căn cứ bộ chứng từ thanh toán phát sinh, kế toán công nợ phải trả, cập nhật thông tin thanh toán vào MISA, lập kế hoạch thanh toán công nợ cho nhà cung cấp theo thời hạn thanh toán được ghi cụ thể trên đề nghị thanh toán.
- Kiểm tra, theo dõi và đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp nhằm đảm bảo số liệu ghi nhận được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời.
- In và lưu trữ hoá đơn đầu vào
-Lập bảng kê hoá đơn GTGT đầu vào từng tháng
Các nhiệm vụ khác phát sinh sẽ thêm vào bảng mô tả này hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc.