1: Soạn thảo, lưu trữ và đôn đốc hoàn thành hợp đồng cho toàn bộ bên thuê của hệ thống LOTTE Mart
Tiếp nhận thông tin về quầy thuê mới, quản lý soạn thảo và điều chỉnh, lưu trữ hợp đồng trong quá trình thiết lập hợp đồng cùng
chuyên viên cho thuê mặt bằng.
Thu thập và lưu trữ giấy phép, hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh của bên thuê theo quy định pháp luật và quy trình công ty.
Soạn thảo công văn (phản hồi khách hàng, đề nghị xử lý...) và các văn bản hành chính khác liên quan đến bên thuê.
2: Quản lý, cập nhật các thông tin, giấy tờ đúng và đủ theo thủ tục của LOTTE Mart với toàn bộ bên thuê
Theo dõi tiền đặt cọc và nhắc nhở bên thuê thanh toán đúng tiến độ; yêu cầu đóng thêm tiền cọc nếu có điều chỉnh giá thuê.
Tạo mã bên hàng, mã kinh doanh, tài khoản ngân hàng trên hệ thống quản lý.
Thu thập các thủ tục như biên bản bàn giao mặt bằng, quầy vào/ra, hoàn trả mặt bằng, hình ảnh hiện trạng... Kiểm tra giấy phép kinh doanh, xuất xứ sản phẩm,... và chuyển giao chứng từ cho bộ phận liên quan.
Hỗ trợ giải đáp các thắc mắc, vấn đề phát sinh từ bên thuê; thông tin kịp thời khiếu nại đến các bộ phận liên quan.
Cập nhật tình hình xuất hóa đơn tháng, chuyển giao giấy tờ kế toán để cùng cập nhật.
Cập nhật các thay đổi: phí thuê, thông tin bên thuê, thời hạn thuê, quầy mới, quầy ra... trên phần mềm theo dõi.
3: Theo dõi thu hồi công nợ và các phát sinh nợ trong quá trình thuê
Theo dõi và đối chiếu phí thuê cố định và thuê chia sẻ doanh thu từ công nợ hàng tháng với kế toán.
Lập và gửi danh sách quầy chưa thanh toán cho bộ phận vận hành và quản lý quầy.
Phối hợp bộ phận pháp chế để thu hồi nợ khó đòi, thực hiện theo quy trình pháp lý hoặc khởi kiện.
Đề xuất trích lập dự phòng với các khoản nợ khó đòi cho bộ phận tài chính.
Hỗ trợ kiểm tra tình trạng xuất/nhận hóa đơn của bên thuê.
4: Báo cáo và công việc hành chính liên quan
Phụ trách thủ tục hành chính (quản lý thông tin, soạn thảo, lưu trữ hồ sơ, gửi/nhận báo cáo - thư từ - EMS).
Lập đề nghị thanh toán khi cần bổ sung chứng từ;
Cập nhật và giải trình nợ xấu với
kế toán tài chính; báo cáo công nợ cho Trưởng bộ phận/
Giám đốc.
Cập nhật quy trình, hệ thống, mục tiêu mới của bộ phận; theo dõi nộp doanh thu trên hệ thống (quầy chia sẻ doanh thu).
Hỗ trợ các công việc phát sinh trong nhóm.