1. Admin Vận hành
Thực hiện các báo báo và biểu mẫu theo dõi theo yêu cầu của cấp quản lý
Lập ngân sách, kế hoạch và làm hồ sơ thanh toán giải chi chi phí của phòng VH DVTL.
Quản lý thu chi quỹ phòng, lên kế hoạch, chi phí các hoạt động đối ngoại của phòng VH DVTL.
Quản lý chi phí và làm hồ sơ giải chi Chi phí Ngoại giao Phòng VH DVTL.
Theo dõi, thanh toán, quản lý chi phí xe tang lễ phòng VH DVTL.
Theo dõi và quản lý hồ sơ đội xe tang lễ Phòng VH DVTL.
Theo dõi và quản lý hồ sơ nhân viên Phòng VH DVTL.
Theo dõi và quản lý hồ sơ đào tạo nhân viên Phòng VH DVTL.
Theo dõi và chấm công lương cứng, KPI và lương đám hàng tháng phòng VH DVTL.
Lập danh sách nhân viên tăng ca các dịp lễ tết, theo dõi hiếu, hỉ.
Quản lý cấp phát đồng phục.
Thư ký cuộc họp cho các cuộc họp hàng tháng của Phòng VH.
Theo dõi và đặt hàng công cụ dụng cụ làm đám theo yêu cầu của cấp quản lý trực tiếp.
2. Admin Tang lễ
Thực hiện đúng quy trình vận hành tang lễ của công ty.
Tiếp nhân, tổng hợp và truyền tải thông tin đơn hàng đến sales/ điều phối giám sát/ cá nhân và phòng ban liên quan.
Tiếp nhân, tổng hợp, truyền tải và phản hồi các yêu cầu phát sinh của khách hàng đến sales/ điều phối giám sát/ cá nhân và phòng ban liên quan.
Phối hợp với các phòng ban thực hiện chương trình/ kịch bản tang lễ theo yêu cầu của khách hàng.
Liên hệ đặt hàng với các NCC được phân bổ.
Hỗ trợ xử lý các phát sinh trong đám.
Phản hồi các thắc mắc của khách hàng trong phạm vi cho phép.
Có kinh nghiệm làm admin, điều phối hoặc hỗ trợ vận hành là một lợi thế.
Sử dụng tốt các phần mềm văn phòng (Excel, Word, 1Office...).
Có khả năng làm việc độc lập, quản lý thời gian tốt, chịu được áp lực công việc.
Giao tiếp tốt, linh hoạt trong xử lý tình huống.
Có thể làm việc theo đặc thù ngành dịch vụ tang lễ và có thể trực đêm theo sự phân công.