- Quản lý thư từ: Đảm bảo thư đến và đi được bàn giao đúng thời hạn, tránh thất lạc.
- Tiếp nhận cuộc gọi: Tiếp nhận cuộc gọi từ bên ngoài và chuyển đến cá nhân/bộ phận liên quan.
- Tiếp đón khách: Tiếp đón và hướng dẫn khách đến liên hệ công tác/ứng viên phỏng vấn, thông báo cho các bộ phận liên quan.
- Điều phối sử dụng: Sắp xếp, điều phối sử dụng cơ sở vật chất/tài sản/máy photocopy/phòng họp.
- Quản lý xe: Quản lý và điều phối xe theo nhu cầu sử dụng của nhân viên.
- Bảo trì thiết bị:
Quản lý thiết bị/tài sản công ty đảm bảo hoạt động thông suốt, không thất thoát, gián đoạn; đảm bảo tình trạng hoạt động ổn định không ảnh hưởng đến quá trình làm việc của công ty.
- Kiểm tra/Bổ sung: Kiểm tra nước uống văn phòng (bao gồm nước uống nhân viên + phòng họp); tủ thuốc y tế và bổ sung kịp thời.
- Cây xanh và đồng phục: Theo dõi, kiểm tra tình trạng bảo dưỡng, thay cây xanh của công ty; may mới, bổ sung đồng phục cho nhân viên công ty.
- Mua sắm và cấp phát: Mua sắm và cấp phát vật dụng/công cụ làm việc định kỳ theo định mức sử dụng.
- Quản lý quỹ và chi tiêu: Quản lý quỹ và chi tiêu mua đồ ăn thức uống cho văn phòng (sinh nhật, trái cây, bánh, hoa, cúng lễ, v.v.).
- Thanh toán và hồ sơ: Lập hồ sơ thanh toán các sinh hoạt phí hàng tháng đầy đủ, đúng hạn.
- Báo cáo chi phí: Tập hợp các hóa đơn chi phí văn phòng để làm đề nghị thanh toán (DNTT) gửi kế toán; dự trù chi phí hàng tuần/hàng tháng.
- Hồ sơ và chứng từ: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ; bảo quản hồ sơ hành chính, đóng file lưu trữ logic.
- Hỗ trợ nhân sự mới/nghỉ việc: Đảm bảo nhân sự mới được hướng dẫn/cấp phát đầy đủ thiết bị, sẵn sàng bắt đầu công việc; đảm bảo bàn giao lại đầy đủ nguyên vẹn khi nhân sự nghỉ việc.
- Giám sát tuân thủ nội quy: Giám sát, nhắc nhở nhân viên trong công ty việc tuân thủ nội quy công ty (vệ sinh khu vực chung/cá nhân, đồng phục, bảo quản thiết bị, tiết kiệm điện nước, v.v.).
- Hoạt động nội bộ: Tổ chức sinh nhật hàng tháng cho nhân viên; các hoạt động nội bộ, hỗ trợ tổ chức chương trình Thiện Nguyện, Teambuilding, Year End Party, v.v.
- Thực hiện những nhiệm vụ công việc khác được giao bởi Quản lý trực tiếp, xử lý các tình huống phát sinh.
- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành: Quản trị nhân lực, Quản trị Văn phòng, văn thư lưu trữ, hành chính văn phòng,... hoặc các chuyên ngành liên quan;
- Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
- Tinh thần cầu tiến, chủ động công việc, trách nhiệm;
- Đúng nguyên tắc, cẩn trọng và bảo mật;
- Trung thực, nhiệt tình, chịu được áp lực cao trong công việc