* Quản lý chứng từ nhập khẩu và hàng trong nước đề nghị.
- Chứng từ mua hàng nhập khẩu
+ Xử lý hồ sơ ngoại thương: Soạn thảo và kiểm tra Hợp đồng (Sales Contract), Hóa đơn (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), COA, CO
+ Theo dõi tiến độ giao hàng: Làm việc với các Forwarder/Logistics để theo dõi lịch trình tàu (ETD, ETA), cập nhật liên tục cho bộ phận
Kế hoạch sản xuất.
+ Thủ tục hải quan: Chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo hải quan, xin giấy phép nhập khẩu (nếu có), kiểm tra mã HS Code để thực hiện đúng khai báo theo quy định.
+ Chuẩn bị hồ sơ thanh toán: Phối hợp với Kế toán để mở LC, chuyển tiền T/T hoặc các phương thức thanh toán quốc tế khác.
- Chứng từ mua hàng trong nước
+ Kiểm soát chứng từ đầu vào: Thu thập đầy đủ hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, và đặc biệt là Chứng nhận chất lượng (COA/CQ) từ nhà cung cấp để đối chiếu với tiêu chuẩn kỹ thuật của công ty.
+ Đối soát công nợ: Phối hợp với
Kế toán mua hàng đối chiếu số liệu, lịch thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp.
* Điều phối Logistics & Vận tải
- Điều phối từ Cảng về Nhà máy: Làm việc với các đơn vị vận tải/xe đầu kéo để kéo container từ cảng về nhà máy ngay sau khi thông quan.
- Kiểm soát phí lưu kho, lưu bãi (DEM/DET/STR) để không phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.
- Điều phối đến Kho khách hàng: * Căn cứ lệnh xuất hàng từ bộ phận Kinh doanh, sắp xếp xe tải/phương tiện vận chuyển phù hợp để giao hàng hóa tới tay khách hàng đúng hẹn.
- Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển (hỏng hóc, thiếu hàng, giao sai địa điểm).
- Tối ưu chi phí: Tìm kiếm và làm việc với các nhà xe, đơn vị vận chuyển để có giá cước cạnh tranh nhất.
- Thông báo kế hoạch hàng về (từ Cảng hoặc từ Nhà cung cấp nội địa) cho bộ phận Kho và Admin để sắp xếp nhân lực, phương tiện bốc dỡ.
- Gửi chi tiết danh mục hàng hóa, số lượng để bộ phận Kho chuẩn bị lệnh nhập kho trên hệ thống.
- Đối chiếu chứng từ, biên bản
giao nhận hàng hóa, hóa đơn vận chuyển và công nợ hàng tháng với đơn vị vận tải.
* Các công việc khác theo sắp xếp của quản lý
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.
+ Phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ các quy định, quy trình về thủ tục hải quan cho từng loại hình
+ Cung cấp các chứng từ cần thiết, kịp thời cho bộ phận giao nhận theo quy định công ty hiện hành.