Triển khai & điều hành đoàn
Triển khai công tác điều hành đoàn
Gửi seri booking dịch vụ và thường xuyên cập nhật booking với đối tác (đối với đoàn FIT)
Kiểm tra booking dịch vụ đoàn được bàn giao từ Sales với chương trình bán cho khách hàng (đối với đoàn M.I.C.E)
Tiếp nhận hồ sơ & công tác visa
Nhận hồ sơ khách hàng từ Sales. Chuyền hồ sơ qua tổ visa hoặc thông tin khách hàng qua đối tác đối với các tuyến phải xin visa như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Châu Âu, Úc, DuBai, HK, TQ...
Xin thư mời đối tác, mua bảo hiểm, chuẩn bị booking vé máy bay và chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận phụ trách xin visa cho khách
Theo dõi và kiểm tra kết quả visa
Tổ chức dịch vụ & logistics
Đặt
Hướng dẫn viên theo yêu cầu của sale / xe đón tiển tại Việt Nam / quà tặng / logistics cho đoàn
Triển khai thực hiện thông tin về phương tiện vận chuyển (vé máy bay, xe...)
Xác nhận booking, chuyển danh sách xuất vé và kiểm tra vé máy bay đã xuất
Điều phối phương tiện vận chuyển (xe đón tiễn, xe tại điểm)
Triển khai thực hiện dịch vụ tại nước ngoài cho đoàn
Đặt thêm dịch vụ phát sinh cho đoàn (nếu có)
Quản lý booking & đối tác
Điều chỉnh tăng, giảm khách hoặc hủy booking dịch vụ theo tình hình kinh doanh thực tế của Sales và chốt dịch vụ đoàn với đối tác
Lấy xác nhận dịch vụ cho đoàn từ đối tác và kiểm tra đối chiếu với chương trình đã bán cho khách hàng
Bàn giao & theo dõi tour
Bàn giao đoàn cho hướng dẫn viên và theo dõi xử lý phát sinh trong tour (nếu có)
Bàn giao đầy đủ hồ sơ đoàn cho hướng dẫn viên
Xử lý sự cố & báo cáo
Tiếp nhận và giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện tour từ hướng dẫn viên /
nhân viên sales / đối tác...
Thông báo cho các bộ phận liên quan về các sự cố phát sinh
Báo cáo Lãnh đạo và xin hướng xử lý
Công tác tài chính đoàn
Thực hiện công tác tài chính liên quan đến đoàn
Tạm ứng / lập phiếu tạm ứng các chi phí cho đoàn
Thanh quyết toán tạm ứng
Lập đề xuất thanh toán dịch vụ cho đối tác
Tổng hợp chi phí và hoàn thành Bảng thực hiện