Bạn là người chịu trách nhiệm chính để mỗi đoàn Outbound khởi hành đúng lịch, đúng chi phí, đúng chất lượng - từ khi lên lịch khởi hành đến khi đoàn về nước và quyết toán xong.
Lập lịch khởi hành và quản lý tour serie
Lập lịch khởi hành các tour serie theo quý/năm (tuyến, ngày khởi hành, tần suất) dựa trên mùa vụ, nhu cầu thị trường và số chỗ vé đã giữ.
Phối hợp với Sales theo dõi tiến độ thu khách từng đoàn; chủ động đề xuất ghép, chốt hoặc huỷ đoàn trước hạn mất cọc.
Đề xuất tuyến mới, lịch khởi hành mới phù hợp với nhu cầu thị trường.
Quản lý vé máy bay cho các tour serie
Làm việc với hãng hàng không và đại lý vé: giữ chỗ đoàn, giữ block vé serie, đàm phán giá và điều kiện.
Quản lý chặt các mốc deadline: đặt cọc, cho tên, xuất vé, hoàn/huỷ/đổi tên.
Cân đối số chỗ giữa các đoàn, tối ưu tỷ lệ lấp đầy, trả chỗ thừa đúng hạn để không mất cọc.
Lập và cập nhật bảng theo dõi vé (tình trạng chỗ, deadline, chi phí) cho toàn bộ các đoàn.
Đặt dịch vụ trong nước và nước ngoài
Làm việc với đối tác land nước ngoài: dịch vụ ăn - ở - vận chuyển - tham quan - hướng dẫn.
Đặt xe đón tiễn, quà tặng, HDV/Tour Leader cho đoàn.
Mua bảo hiểm du lịch Outbound và làm visa cho khách.
Duy trì và phát triển quan hệ với hệ thống nhà cung ứng trong nước và quốc tế.
Vận hành tour và xử lý phát sinh
Soạn lưu ý trước chuyến đi, sắp xếp và giao tour cho HDV/Tour Leader.
Theo dõi tour trên đường, hỗ trợ HDV/Tour Leader xử lý các tình huống phát sinh.
Thu thập, tổng hợp đánh giá chất lượng của khách sau tour và đề xuất cải tiến.
Tài chính tour
Lập dự trù chi phí tour, đề xuất tạm ứng và quyết toán sau tour.
Hoàn thiện hồ sơ tour và phối hợp Kế toán đối chiếu công nợ với nhà cung ứng.
Kết quả công việc được đánh giá (KPI):
Lịch khởi hành: lịch khởi hành các tour serie được lập và cập nhật đúng hạn; tỷ lệ đoàn khởi hành đúng lịch.
Vé máy bay: tỷ lệ lấp đầy chỗ đã giữ; không để mất cọc, phạt vé do trễ deadline hoặc sai sót của điều hành.
Chi phí và lợi nhuận: chi phí thực tế so với dự trù; lợi nhuận gộp từng đoàn đạt mục tiêu.
Chất lượng tour: mức độ hài lòng của khách; số khiếu nại do lỗi điều hành.
Hồ sơ - tài chính: quyết toán và hoàn thiện hồ sơ tour đúng thời hạn quy định.
Chỉ tiêu cụ thể được giao theo từng tháng/quý.
Có kinh nghiệm từ 1-2 năm trở lên ở vị trí
Điều hành tour (ưu tiên Outbound).
Nắm vững quy trình tổ chức một tour Outbound hoàn chỉnh; hiểu cách vận hành của vé đoàn (giữ chỗ, deadline cọc, cho tên, xuất vé, phạt hoàn huỷ).
Có hiểu biết về các tuyến điểm du lịch nước ngoài, đặc biệt là Trung Quốc.
Sử dụng tốt Excel (theo dõi lịch khởi hành, bảng vé, dự trù - quyết toán) và tin học văn phòng; giao tiếp với đối tác qua email, chat.
Cẩn thận, chỉn chu, sắp xếp công việc khoa học; quản lý được nhiều đầu việc song song và kiểm soát deadline.
Giao tiếp, thương lượng tốt với nhà cung ứng, hãng hàng không, công ty land; kiểm soát được chi phí đầu vào mà vẫn đảm bảo chất lượng tour.
Chủ động, trách nhiệm, bình tĩnh khi xử lý tình huống phát sinh, không ngại áp lực.
Ưu tiên:
Đã trực tiếp lên lịch khởi hành và quản lý vé máy bay cho các tour serie.
Có kinh nghiệm điều hành tour Trung Quốc.
Có kinh nghiệm phối hợp chặt với Sales hoặc từng kiêm bán tour; đã từng quản lý hoặc kèm cặp nhân sự.
Thành thạo
tiếng Trung hoặc
tiếng Anh giao tiếp công việc với đối tác nước ngoài.
Đã từng đi tour thực tế các tuyến Outbound, hiểu hành vi khách Việt đi du lịch nước ngoài.
Biết sử dụng Canva làm banner, backdrop cho đoàn.
Thu nhập = Lương cứng theo bậc (up to 15 triệu/tháng) + Thưởng điều hành theo số tour điều phối, lợi nhuận gộp và chất lượng tour.
Lộ trình tăng bậc lương rõ ràng - làm tốt, lên bậc nhanh, thu nhập tăng đều.
Cơ hội phát triển lên Trưởng nhóm/Trưởng mảng Outbound, quản lý cả Sales và Điều hành.
Được tham gia các chuyến famtrip khảo sát tour tuyến mới ở nước ngoài do Công ty tổ chức.
Review lương và công việc sau 6-12 tháng.
Môi trường làm việc trẻ, năng động, chuyên nghiệp, cởi mở, thân thiện.
Được trang bị đầy đủ máy móc, công cụ phục vụ công việc.
Đầy đủ chế độ phúc lợi: ăn trưa, sinh nhật, nghỉ phép, nghỉ mát, BHXH, lễ tết, tháng lương 13...