MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Công tác Lễ tân:
• Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.
• Kích hoạt, cấp phát/thu hồi thẻ ra/vào cho nhân viên/khách đến công tác/làm việc tại VPHCM
• Nhận/chuyển các cuộc gọi, thông tin của khách đến nhân viên liên quan.
• Hỗ trợ đặt hoa hội nghị, chúc mừng, hoa chia buồn theo yêu cầu của Phòng/Bộ phận
• Quản lý, đảm bảo điều kiện an ninh, vệ sinh cho khu lễ tân
2. Phương tiện cho nhân viên đi công tác:
• Đặt mới, đổi, hoàn vé máy bay cho nhân viên đi công tác.
• Theo dõi, đổi điểm thưởng và thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí liên quan vé máy bay.
• Sắp xếp phương tiện (xe ô tô, Taxi, Grab) cho nhân viên đi công tác
• Lập danh sách theo dõi; nhắc nhở, thu hồi phiếu Taxi đã cấp từ người sử dụng.
3. Văn phòng phẩm:
• Đặt và cấp phát văn phòng phẩm cho phòng/bộ phận, khu vực dùng chung cho văn phòng
• Theo dõi tình hình sử dụng, chi phí văn phòng phẩm tại VPHCM
4. Thư, bưu phẩm, bưu kiện:
• Nhận và gửi thư, bưu phẩm, bưu kiện trong nước và nước ngoài
• Nhận và gửi thư nội bộ từ/đến Nhà máy Biên Hòa và Nhà máy Long Thành
• Thực hiện thủ tục thanh toán phí gửi thư nước ngoài (TNT, FedEx)
• Theo dõi, thực hiện việc kiểm tra công nợ, tách phí chi phí gửi thư trong nước.
5.
Quản lý văn phòng:
• Theo dõi hợp đồng, đặt và thanh toán phí cây xanh, hoa tươi, nước uống văn phòng.
• Theo dõi, thực hiện việc thanh toán các chi phí liên quan gồm: tổng đài điện thoại, thuê văn phòng, tiện ích...
• Quản lý, thông báo cập nhật số điện thoại nội bộ của văn phòng khi có sự thay đổi sơ đồ tổ chức
• Quản lý, săn sóc kệ trưng bày và các sản phẩm trưng bày trong phòng họp BGĐ.
• Thực hiện việc thông báo và hỗ trợ hoạt động vệ sinh văn phòng hàng tháng.
6. Các công việc khác
• Theo dõi, ước tính, thanh toán các chi phí liên quan và đảm bảo việc sử dụng đúng ngân sách cho các hoạt động do mình phụ trách.
• Hỗ trợ triển khai các hoạt động khác của Công ty theo sự chỉ đạo của cấp quản lý Phòng QTHC