Với mục đích tồn tại "Góp phần mang đến sức khỏe và hạnh phúc cho người dân và xã hội Việt Nam thông qua việc cung cấp những sản phẩm chất lượng và sáng kiến có giá trị với nền tảng "Khoa học về Axit amin" ("AminoScience")", trải qua hơn 30 năm, Ajinomoto Việt Nam đã luôn nỗ lực không ngừng để mang đến những sản phẩm chất lượng, an toàn, phù hợp với khẩu vị và nhu cầu của người Việt, bên cạnh việc tạo ra môi trường làm việc thân thiện, hợp tác và tôn trọng giá trị con người. "Chúng tôi trân trọng tất cả những đóng góp của nhân viên cũng như mong muốn trở thành nơi mà họ có thể trưởng thành và phát triển tối đa khả năng của mình".
Hãy cùng khám phá thêm nhiều điều thú vị về Ajinomoto Vietnam nhé!
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chánh tại Văn phòng Hà Nội bao gồm nhưng không giới hạn công tác Lễ tân (tiếp đón khách đến liên hệ công tác, trực tổng đài...), sắp xếp phương tiện cho nhân viên đi công tác, cấp phát văn phòng phẩm, chuyển giao thư từ, dịch vụ hoa tươi/cây cảnh, công tác An ninh, An toàn - Vệ sinh Lao động, hoạt động bảo trì/sửa chữa/cải tạo văn phòng....
VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Tiến hành những công việc thường quy và cơ bản trong phạm vi công việc, dựa trên những quy trình đã được thiết lập, bao gồm:
1.1. Công tác Lễ tân:
- Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác.
- Quản lý, cấp phát/thu hồi thẻ ra/vào, thẻ thang máy, thẻ gửi xe v.v. cho nhân viên/khách đến công tác/làm việc tại VPHN
- Nhận/chuyển các cuộc gọi, thông tin của khách đến nhân viên liên quan.
- Hỗ trợ đặt hoa hội nghị, chúc mừng, hoa chia buồn theo yêu cầu của Phòng/Bộ phận
- Quản lý, đảm bảo điều kiện an ninh, vệ sinh cho khu lễ tân
1.2. Phương tiện cho nhân viên đi công tác:
- Đặt mới, đổi, hoàn vé máy bay cho nhân viên đi công tác.
- Sắp xếp phương tiện vận chuyển (phiếu taxi, mã grab) cho nhân viên đi công tác.
- Theo dõi; nhắc nhở, thu hồi phiếu Taxi đã cấp cho người sử dụng.
1.3. Văn phòng phẩm:
- Đặt và cấp phát văn phòng phẩm cho phòng/bộ phận, khu vực dùng chung cho văn phòng
- Theo dõi tình hình sử dụng và chi phí văn phòng phẩm tại VPHN
1.4. Thư, bưu phẩm, bưu kiện:
- Nhận và gửi thư, bưu phẩm, bưu kiện trong nước, quốc tế
- Theo dõi, thực hiện thủ tục kiểm tra công nợ, tách phí chi phí gửi thư trong nước.
- Theo dõi hợp đồng, đặt và thanh toán phí cây xanh, hoa tươi, nước uống văn phòng
- Theo dõi, thực hiện việc thanh toán các chi phí liên quan gồm: tổng đài điện thoại, thuê văn phòng, tiện ích và các hạng mục khác do mình quản lý....
- Theo dõi việc tái ký/điều chỉnh hợp đồng thuê Văn phòng và các tiện ích liên quan
- Quản lý, theo dõi việc sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị, máy mó[protected info] văn phòng
- Quản lý, theo dõi, cập nhật danh sách trang thiết bị/ tài sản thuộc phòng QTHC có đặt tại VPHN
- Quản lý, thông báo cập nhật số điện thoại nội bộ của văn phòng khi có sự thay đổi sơ đồ tổ chức
- Quản lý, chấm công nhân viên vệ sinh
- Thực hiện việc thông báo và hỗ trợ các hoạt động của GA (vệ sinh, tang chế, v.v)
1.6. Công tác An toàn - Vệ sinh Lao động cho VP
- Theo dõi, kiểm tra tình trạng các thiết bị chữa cháy và tiến hành bảo trì, bảo dưỡng định kỳ theo quy định của pháp luật.
- Lập kế hoạch và thực hiện đo kiểm môi trường và diệt côn trùng định kỳ, thực hiện thủ tục thanh toán các chi phí phát sinh liên quan.
- Tuần tra, lập báo cáo kết quả tuần an toàn định kỳ
- Quản lý, kiểm tra việc mua, cấp thuốc, vật dụng y tế.
- Triển khai các hoạt động khác của Ủy ban ATVSLĐ & Môi trường tại văn phòng.
1.7. Các công việc khác
- Theo dõi, ước tính, kiểm soát các chi phí liên quan và đảm bảo việc sử dụng đúng ngân sách cho các hoạt động do mình phụ trách.
- Hỗ trợ triển khai các hoạt động khác của Công ty theo sự chỉ đạo của cấp quản lý Phòng QTHC.
2. Hoàn thành những công việc được giao trong thời gian quy định để đạt được kết quả mong đợi.
3. Hợp tác cùng với các thành viên khác trong nhóm để hoàn thành những công việc được giao.
4. Hiểu và nắm rõ mục tiêu của Bộ phận HC & QTRR.
YÊU CẦU CÔNG VIỆC
- Bằng Cử nhân chuyên ngành Quản trị Hành chánh - Văn phòng, Quản trị Kinh doanh, Ngoại ngữ Anh hoặc các lĩnh vực liên quan
- Thành thạo tiếng Anh và tin học văn phòng (Microsoft Office).
- Giao tiếp rõ ràng, lịch sự, phối hợp hiệu quả với các bên liên quan.
- Chủ động xử lý tình huống phát sinh thông thường kịp thời và phù hợp.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, có kinh nghiệm trong việc xử lý công việc đa nhiệm
THỜI GIAN LÀM VIỆC:
Từ thứ Hai đến thứ Sáu: 8h00 AM - 4:45 PM
ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC:
Ajinomoto Việt Nam (Tòa nhà Artemis- Số 03 Lê Trọng Tấn, Phường Phương Liệt, TP. Hà Nội)
QUYỀN LỢI:
- Lộ trình phát triển rõ ràng.
- Chính sách lương, thưởng và phúc lợi cạnh tranh (Tăng lương hàng năm, thưởng Đặc biệt, thưởng Thêm 1 tháng lương, thưởng Tết, thưởng Lễ, nghỉ mát, trợ cấp cưới hỏi, sinh con,...).
- Được đảm bảo đầy đủ các chế độ, chính sách theo quy định của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội.
- Được tham gia BHXH ngay trong thời gian thử việc.
- Hỗ trợ cơm trưa.
- Được đào tạo phát triển về chuyên môn, nghiệp vụ.
*Ứng viên quan tâm và thỏa các điều kiện trên vui lòng gửi CV và bằng cấp (scan) qua email: [protected info] hoặc ứng tuyển trực tiếp tại mục "Ứng tuyển".
*Công ty sẽ liên hệ với ứng viên phù hợp.