Nhân Viên Hành Chính (Hợp Đồng 6 Tháng)Công ty CP Bệnh viện Đa khoa QT Hoàn Mỹ Thủ Đức

Đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy, ...
Thực hiện việc đóng mộc trên các văn bản theo quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu.
Tiếp nhận công văn đến, trình Ban Giám đốc phê duyệt và chuyển công văn đến đúng Khoa/ Phòng thực hiện.
Lưu trữ công văn đến và công văn đi theo thứ tự & thuận tiện trong việc tìm kiếm, truy xuất các công văn.
Quản lý giấy tờ pháp lý của Bệnh viện, cung cấp những giấy tờ cần thiết cho những bộ phận có liên quan theo đúng quy định của Bệnh viện.
Thu thập và lưu trữ các bằng chứng liên quan đến tiêu chí Bệnh viện và tiêu chí Xanh Sạch Đẹp do Hành chính đảm nhiệm
Theo dõi việc nhận và cấp phát thư cho nhân viên.
Theo dõi, tổng hợp và đặt văn phòng phẩm (VPP) cho các bộ phận tầng 8.
Tổng hợp danh sách, làm và cấp phát thẻ giữ xe cho nhân viên mới và nhân viên cũ (khi có yêu cầu). Theo dõi việc cấp phát/thu hồi.
Tổng hợp danh sách, làm và cấp phát lần đầu cho các nhân viên mới như: mộc tên, danh thiếp, bảng tên phòng theo quy định Bệnh viện và theo yêu cầu từ Nhân sự. Theo dõi việc cấp phát/thu hồi.
Quản lý phòng họp, hội trường, phòng đào tạo, ..... tại khu vực Hành chính (tầng 8): quản lý lịch yêu cầu sử dụng phòng họp từ các Khoa/phòng; quản lý tài sản (bàn, ghế, máy chiếu, màn chiếu, hệ thống loa âm thanh (nếu có),.....) có trong từng phòng họp và làm quy trình hướng dẫn sử dụng các thiết bị (nếu có), danh sách tài sản có trong từng phòng họp, quy định sử dụng phòng họp dán tại từng phòng họp; phụ trách cung cấp nước uống, trà bánh, ... cho các cuộc họp khi có yêu cầu; Đảm bảo phòng họp luôn có đầy đủ đồ dùng: bông giẻ lau, bút viết bảng, bút chiếu (pointer)....trước khi sử dụng phòng họp.
Quản lý khu vực Panty tại khu vực Hành chính (tầng 8): đảm bảo các khu vực này được vệ sinh sạch sẽ, đảm bảo các thiết bị như lò vi sóng, tủ lanh, máy pha cà phê được vệ sinh thường xuyên; theo dõi việc sử dụng cà phê, kiểm tra hàng tồn và đặt kịp thời.
Theo dõi việc sử dụng máy photocopy tại tầng 8, kịp thời yêu cầu sữa chữa, thay mực, v.v... đảm bảo công việc in ấn không bị gián đoạn.
Thực hiện việc chấm công cho nhân viên phòng Hành Chính.
Thực hiện việc theo dõi và làm yêu cầu thanh toán các khoản dịch vụ do phòng Hành chính phụ trách: cước điện thoại, phí gửi thư, mực in, thuê máy photo, thanh toán các khoản phí liên quan đến việc làm mộc dấu, danh thiếp (nếu có) và các khoản chi phí cố định khác.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu từ cấp trên.