Nhân Viên Hành chính - Lễ tân

Mô tả Công việc
Công tác văn thư:
Nhận công văn đến qua đường thư, email, phần mềm.
Lấy số và upload công văn đi/ đến trên phần mềm Ioffice, lưu file mềm theo trật tự;
Quản lý, sao, lưu bản cứng vào file công văn đi/ đến;
Photo, đánh máy tài liệu khi có phát sinh;
Trình ký Ban lãnh đạo các văn bản, chứng từ và chuyển lại các bộ phận liên quan sau khi được phê duyệt;
Thực hiện đóng dấu các văn bản, chứng từ theo các quy định và các văn bản ủy quyền;
Theo dõi, ghi chép sổ, nhận và gửi thư đi/ đến, phát thư đến các phòng ban tại TSC.
Giám sát nhà cung cấp dịch vụ CPN về chất lượng dịch vụ, khối lượng/ số lượng thư gửi đi
In và đóng dấu, gửi thư Hợp đồng bảo hiểm cho các Phòng giao dịch theo yêu cầu.
Công tác hành chính
Trực điện thoại tại trụ sở làm việc của Công ty.
Đón và tiễn khách ra vào cửa chính của trụ sở văn phòng, liên hệ với BQL tòa nhà.
Quản lý, theo dõi cấp phát thẻ taxi, thực hiện các thanh toán, phân bổ cho các phòng ban chi phí dịch vụ di chuyển.
Theo dõi, cấp phát, tổng hợp thanh toán chi phí điện, chuyển phát nhanh, nước uống, điện thoại, văn phòng phẩm.
Công tác khác
Hỗ trợ công tác lễ tân khi có yêu cầu phát sinh.
Hỗ trợ lãnh đạo phòng giám sát công tác vệ sinh, bảo vệ an toàn Trụ sở chính.
Phối hợp với cán bộ trong phòng thực hiện các công việc theo chức năng nhiệm vụ của phòng, ban.
Thực hiện các công việc khác theo của yêu cầu của lãnh đạo.