1 Công tác pháp lý - hồ sơ - hợp đồng
- Soạn thảo, rà soát, cập nhật và lưu trữ các văn bản, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, công văn, thông báo, biên bản và hồ sơ pháp lý theo phân công.
- Theo dõi thời hạn hiệu lực của các hợp đồng, đặc biệt là hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua sắm, thi công, bảo trì và các thỏa thuận liên quan; chủ động nhắc hạn, đề xuất phương án xử lý, gia hạn hoặc tái ký.
- Hỗ trợ kiểm tra tính đầy đủ, logic và rủi ro cơ bản của hồ sơ, hợp đồng trước khi trình ký hoặc triển khai thực hiện.
- Thực hiện, phối hợp thực hiện hoặc theo dõi các thủ tục pháp lý doanh nghiệp theo phân công như: hồ sơ thành lập, thay đổi thông tin doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh, chi nhánh, giấy phép hoạt động và các hồ sơ liên quan khác.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hoạt động giáo dục, đào tạo, schooling, liên kết, hợp tác hoặc các thủ tục làm việc với cơ quan quản lý nhà nước theo phạm vi được giao.
- Theo dõi tình trạng hồ sơ pháp lý của các đơn vị/cơ sở trong hệ thống; bảo đảm hồ sơ được cập nhật, sắp xếp khoa học, dễ tra cứu và đầy đủ theo yêu cầu quản lý.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan và đơn vị tư vấn/đối tác bên ngoài trong việc chuẩn bị, bổ sung, điều chỉnh hồ sơ pháp lý khi cần.
2. Công tác hành chính vận hành
- Theo dõi và thực hiện các thủ tục đề nghị thanh toán đối với chi phí hành chính, chi phí vận hành, chi phí dịch vụ, chi phí thuê mặt bằng và các khoản chi liên quan theo phân công.
- Kiểm tra, tổng hợp chứng từ, hồ sơ thanh toán; bảo đảm hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu, đúng tiến độ và phù hợp với quy định nội bộ trước khi trình duyệt.
- Theo dõi lịch đến hạn thanh toán của các hợp đồng thuê mặt bằng và các hợp đồng hành chính khác; chủ động nhắc việc, đề xuất xử lý và phối hợp các bên liên quan để bảo đảm thanh toán đúng hạn.
- Hỗ trợ điều phối xe công tác, phòng họp, lịch làm việc với đối tác/cơ quan chức năng và các nhu cầu hành chính phát sinh khác theo phân công.
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý văn bản đi - đến, scan/in ấn/công chứng/chứng thực hồ sơ khi cần.
- Phối hợp theo dõi việc cung ứng dịch vụ hành chính, hậu cần, mua sắm hoặc hỗ trợ các công việc
phục vụ vận hành văn phòng và hệ thống theo phân công.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, đầu mối phối hợp cho các đợt kiểm tra, làm việc nội bộ hoặc làm việc với đối tác/cơ quan nhà nước.
3. Công tác phối hợp và báo cáo
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để thu thập thông tin, hoàn thiện hồ sơ, xử lý công việc đúng tiến độ.
- Cập nhật và báo cáo định kỳ/đột xuất về tình trạng hợp đồng, hồ sơ pháp lý, hồ sơ thanh toán, công việc hành chính đang theo dõi theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.
- Chủ động phát hiện các rủi ro về thời hạn, hồ sơ thiếu, điều khoản bất lợi hoặc các vấn đề hành chính - pháp lý phát sinh để kịp thời báo cáo, đề xuất hướng xử lý.
- Thực hiện các công việc khác thuộc phạm vi hành chính - pháp lý theo sự phân công của cấp quản lý.
- Được làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, thân thiện.
- Có cơ hội thăng tiến trong công việc.
- Mức lương: Cạnh tranh.
- Tham gia BHXH, BHYT, BHTN, cùng các chế độ khác theo Luật lao động.
- Cơ hội đào tạo nâng cấp kỹ năng chuyên môn.
- Tham quan du lịch hằng năm cùng hệ thống.
- Lương tháng thứ 13 và các chính sách khác.Tham gia miễn phí hoặc hỗ trợ học phí các lớp học nâng cao.
- Chế độ phúc lợi hấp dẫn.
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Luật Kinh tế, Luật, Hành chính học, Quản trị văn phòng hoặc các chuyên ngành có liên quan.
- Ưu tiên ứng viên có nền tảng hoặc kinh nghiệm liên quan đến hành chính - pháp lý doanh nghiệp, hợp đồng, hồ sơ giấy phép, thuê mặt bằng, thanh toán chi phí hành chính.
- Có ít nhất 01-02 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, pháp lý nội bộ, quản lý hợp đồng, hồ sơ doanh nghiệp hoặc vị trí tương đương.
- Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp có nhiều chi nhánh/cơ sở, hoặc lĩnh vực giáo dục, dịch vụ, vận hành hệ thống.
- Ưu tiên có kinh nghiệm theo dõi hợp đồng thuê mặt bằng, hồ sơ pháp lý cơ sở, đề nghị thanh toán, văn bản hành chính, làm việc với cơ quan nhà nước
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, công văn, hợp đồng, biên bản tốt.
- Kỹ năng theo dõi đầu việc, quản lý thời hạn và sắp xếp hồ sơ khoa học.
- Kỹ năng tổng hợp thông tin, kiểm tra chứng từ và phối hợp nhiều đầu mối.
- Kỹ năng giao tiếp, làm việc với đối tác, nhà cung cấp và cơ quan chức năng ở mức phù hợp với vị trí.
- Ưu tiên ứng viên có khả năng đọc hiểu và rà soát cơ bản hợp đồng, tài liệu pháp lý - hành chính bằng
tiếng Anh.
- Sử dụng tốt Word, Excel và các công cụ văn phòng; ưu tiên biết dùng Google Sheets/Google Drive hoặc các phần mềm quản lý hồ sơ, công việc.
- Cẩn thận, trách nhiệm, trung thực và bảo mật thông tin tốt.
- Chủ động, theo sát công việc, không để trễ hạn các hồ sơ quan trọng.
- Tư duy logic, làm việc có hệ thống, biết ưu tiên việc.
- Tinh thần phối hợp tốt, sẵn sàng hỗ trợ các công việc vận hành chung của doanh nghiệp.
PTS, Capcut, AE, Canva,...
- Tinh thần ham học hỏi, luôn cập nhật những xu hướng mới nhất.
- Nhanh nhẹn, chăm chỉ, nhiệt huyết, chịu được áp lực công việc cao.
- Khả năng viết lách, biên tập linh hoạt nội dung tốt, sáng tạo, đa dạng phong cách viết.
- Sức khỏe tốt là một phần quan trọng để đảm bảo xử lí, ra quyết định, tiến hành các dự án theo đúng tiến độ.