Quản lý & Triển khai Hồ sơ Dự thầu:
● Đảm bảo tiến độ và chất lượng hồ sơ dự thầu: Hoàn thiện 100% hồ sơ thầu (thực hiện trực tiếp và ủy quyền) đúng quy định pháp lý, chính xác về kỹ thuật - thương mại và nộp đúng thời hạn yêu cầu.
● Đảm bảo tính tuân thủ và chính xác của hồ sơ: Phân tích kỹ HSMT/HSMQT để loại bỏ hoàn toàn các lỗi hành chính, pháp lý hay sai lệch thông tin trước khi đóng gói/nộp thầu.
● Tối ưu hóa tỷ lệ trúng thầu: Phối hợp phản hồi, làm rõ hồ sơ kịp thời với Bên mời thầu; tổng hợp dữ liệu kết quả thầu để rút kinh nghiệm và cải tiến chất lượng hồ sơ cho các gói tiếp theo.
Quản lý Sau Trúng thầu & Pháp lý Dự án:
● Hoàn thiện hợp đồng, phụ lục, bảo lãnh thực hiện hợp đồng đúng cam kết và chuyển giao chính xác thông tin cho các bộ phận vận hành, đảm bảo tính pháp lý và thông suốt sau trúng thầu.
● Quản lý, lưu trữ và cập nhật liên tục danh mục giấy phép, catalogue, chứng nhận kỹ thuật của sản phẩm để sẵn sàng
phục vụ hoạt động bán hàng/thầu.
● Quản lý hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và tài liệu sản phẩm; theo dõi hiệu lực, đề nghị cập nhật và cung cấp đúng phiên bản/quyền truy cập.
● Chuẩn bị bộ hồ sơ nghiệm thu, thanh toán chuẩn chỉnh; theo dõi các mốc thu hồi công nợ thầu và cảnh báo kịp thời rủi ro quá hạn.
Hỗ trợ phòng kinh doanh
● Quản lý hệ thống báo giá, hợp đồng, hồ sơ bán hàng; kiểm soát điều khoản thương mại và cảnh báo các hồ sơ/báo giá sắp hết hạn.
● Duy trì hệ thống báo cáo kết quả thầu/kinh doanh định kỳ; số hóa và chuẩn hóa kho dữ liệu thầu của công ty để tối ưu thời gian xử lý hồ sơ.
● Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
Kiến thức, kỹ năng bắt buộc:
●Trình độ Đại học trở lên chuyên ngành Kinh tế, Quản trị Kinh doanh, Thương mại, Luật, Tài chính - Kế toán hoặc chuyên ngành phù hợp.
● Có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm chuyên làm Hồ sơ thầu (Ưu tiên kinh nghiệm ngành Thiết bị Y tế)
● Am hiểu Luật Đấu thầu, quy trình đấu thầu qua Mạng đấu thầu quốc gia (e-GP) và thủ tục thầu ủy quyền
● Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel)
● Tính cẩn thận, tỉ mỉ, quản lý thời gian tốt và chịu được áp lực tiến độ.
● Năng động, linh hoạt, đa nhiệm và hỗ trợ kịp thời.
● Sẵn sàng
làm thêm giờ khi phát sinh yêu cầu (được hưởng chế độ theo Luật quy định)
Thái độ, phẩm chất:
● Có tính chủ động, trách nhiệm cao
● Tôn trọng và trung thực trong công việc
● Sẵn sàng tiếp thu phản hồi, tinh thần học hỏi phát triển
● Có tinh thần đồng đội, hợp tác tốt với các phòng ban