Mô tả Công việc
Tiếp nhận Phiếu yêu cầu đóng hàng
Nhận thông tin lô hàng từ bộ phận CUS (loại hàng, số lượng, cảng đi - cảng đến, thời gian dự kiến xuất hàng
Lập kế hoạch xuất hàng: Kế hoạch chi tiết từng lô hàng, lịch đóng hàng NCC, lịch vận tải, lịch QC lên hệ thống công ty, và báo cáo với quản lý trực tiếp.
Nhập thông tin lịch đóng hàng lên hệ thống công ty (Hiện tại admin cập nhật, sẽ chuyển qua cho vị trí này nhập thông tin)---
Nhân viên điều phối sẽ cập nhật tiếp tục)
Kiểm tra, Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu đặc biệt của khách hàng: Giấy tờ liên quan đến logistic, ví dụ giấy chứng nhận chất lượng của bên thứ 3 như COA: SGS, dấu đại sứ quán,..
Làm việc với FWD:
Lấy báo giá, lấy booking, trình duyệt và xử lý sự cố. Báo cáo tổng hợp cước biển quốc tế.
Liên hệ các hãng tàu hoặc FWD để lấy báo giá.
So sánh giá cước, lịch tàu giữa các hãng để chọn phương án tối ưu, và trình phê duyệt
Xác nhận Debit Note với FWD
Đàm phán giá cước, phụ phí (local charges, THC, DOC...)
Nhập data NCC lên hệ thống và quản lý
Tìm kiếm các NCC khác (dịch vụ hải quan, nguyên liệu, công cụ dụng cụ,...): Giá, chất lượng, dịch vụ, phương thức thanh toán.
Xử lý và theo dõi thông tin Booking
Nhận Booking từ FWD
Kiểm tra các thông tin trên booking: số container, seal, ngày tàu chạy (ETD), cảng xuất/nhập, cut-off time
Theo dõi chi tiết từng thời điểm thông tin thay đổi của book lịch trình tàu
Theo dõi lịch tàu chạy, tàu đến (ETD/ETA)
Gửi thông tin booking cho Nhân viên điều xe
Hạ tạm, đảo tàu để phù hợp với booking
Xử lý sự cố phát sinh
Xử lý tình huống booking bị hủy, rớt tàu, thiếu chỗ
Tìm phương án thay thế: đổi hãng tàu, đổi chuyến, xin gia hạn cut-off
Giải quyết vướng mắc với hãng tàu/depot
Theo dõi tình trạng booking, duyệt lệnh, thay đổi nơi cấp rỗng,...: có bị hoãn, hủy, hay thay đổi tàu không,...
Thông báo kịp thời cho các bên liên quan khi có thay đổi: Quản lý trực tiếp, Nhân viên kế hoạch điều xe, Cus,...
Kiểm soát chi phí vận chuyển
Theo dõi biến động giá Nhiên liệu, đề xuất tăng giảm khi có biến động
Tính toán chi phí vận chuyển cho từng tuyến đường
Giám sát và kiểm soát đội QC đảm bảo chất lượng, quy cách đóng gói theo yêu cầu đơn hàng, xử lý sự cố báo cáo cho cấp trên phát sinh trong quá trình đóng hàng.
Lập báo cáo cho cấp trên. Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên