Nhân Viên Kế Toán Tài Chính - Công Nợ

1. Quản lý Quy trình Chứng từ Bán hàng & Hợp đồng Tiếp nhận thông tin:
Chủ động thu thập và kiểm tra dữ liệu yêu cầu từ bộ phận Kinh doanh (Sales) qua hệ thống CRM (thông tin khách hàng pháp nhân/cá nhân, chi tiết cấu hình/model thiết bị công nghệ, LED, màn hình tương tác, điều khoản thanh toán, giao hàng, nghiệm thu và bảo hành).
Soạn thảo & Kiểm soát rủi ro: Soạn thảo Hợp đồng kinh tế, Phụ lục hợp đồng, Biên bản bàn giao, Biên bản nghiệm thu, Đề nghị thanh toán theo đúng form mẫu quy chuẩn.
Đảm bảo các điều khoản về tỷ lệ đặt cọc tối thiểu và thời hạn nợ tuân thủ nghiêm ngặt quy định của công ty.
In ấn & Trình ký: In ấn bản cứng chuẩn quy cách (từ 02 đến 04 bản); thực hiện ký nháy kiểm tra nội bộ trước khi trình Giám đốc phê duyệt và chuyển Văn thư đóng dấu.
Gửi hồ sơ & Theo dõi: Thực hiện scan lưu file mềm, chuẩn bị hồ sơ chuyển phát nhanh phối hợp với các đơn vị vận chuyển đối tác (247, Lalamove,...). Ghi nhận và kiểm soát chặt chẽ mã vận đơn trên hệ thống phần mềm.
2. Quản lý, Thu hồi Hồ sơ Gốc và Hạch toán Phần mềm Hạch toán số liệu:
Nhập liệu và hạch toán chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bán hàng, doanh thu, công nợ phát sinh lên phần mềm kế toán MISA (Amis).
Thu hồi hồ sơ gốc: Định kỳ vào Thứ 5 hàng tuần, chủ động rà soát danh sách hồ sơ đã gửi đi từ 3 - 7 ngày nhưng chưa thu hồi bản gốc. Phối hợp với bộ phận Sales hoặc trực tiếp liên hệ đối tác để đôn đốc ký trả.
Kiểm tra tính pháp lý: Khi nhận lại hồ sơ gốc, kiểm tra kỹ chữ ký người đại diện pháp luật, dấu tròn công ty, dấu giáp lai. Đảm bảo bộ hồ sơ hoàn toàn hợp pháp, đủ điều kiện làm căn cứ quyết toán thuế trước khi chuyển lưu trữ.
3. Quản lý Công nợ & Kiểm soát Rủi ro Dòng tiền
Theo dõi chi tiết tình trạng công nợ phải thu theo từng khách hàng, từng đơn hàng, từng dự án và từng nhân viên Sales.
Cảnh báo nợ quá hạn: Kiểm soát chặt chẽ thời hạn công nợ (quy định tối đa 30 ngày). Chủ động phát hiện, gửi cảnh báo đến Trưởng bộ phận Sales và Kế toán trưởng đối với các đơn hàng có nguy cơ nợ quá hạn (đặc biệt là nhóm nợ trên 60 ngày).
Xử lý quy chế: Tham mưu cho Kế toán trưởng và Ban Giám đốc phương án trích khấu lưu hoa hồng của bộ phận Sales đối với các đơn hàng phát sinh nợ quá hạn vượt quy định tối đa của công ty.
4. Lưu trữ Chứng từ & Báo cáo
Thực hiện lưu trữ khoa học hệ thống chứng từ bán ra (File cứng tại tủ hồ sơ và File mềm trên hệ thống Drive dùng chung).
Sắp xếp chứng từ đi kèm đầy đủ theo bộ (Hợp đồng, Invoice, Biên bản bàn giao, Nghiệm thu, Thanh lý...).
Lập báo cáo công nợ phải thu, báo cáo tiến độ thu hồi hợp đồng gốc định kỳ (Tuần/Tháng) hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.