I. Mô tả công việc
1. Thực hiện các công việc hành chính văn phòng:
- Giám sát, thực hiện việc chuyển phát tài liệu, hàng hóa;
- Kiểm tra, giám sát các PB/BP tuân thủ các quy định 5S;
- Quản lý các thiết bị sử dụng chung: máy photocopy, máy in... theo dõi định mức sử dụng của các PB/BP;
- Thực hiện mua sắm một số hàng hóa dịch vụ hành chính theo nhu cầu của các PB/BP và các đề xuất của hoạt động chung Công ty theo phân công của CBQL; đối chiếu, theo dõi so với định mức, ngân sách;
- Theo dõi, cập nhật, kiểm soát, thanh toán các chi phí hành chính: Chuyển phát nhanh, công chứng... được giao phụ trách: 10 - 15 khoản thanh toán định kỳ
- Xây dựng danh mục nhà cung cấp, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp theo định kỳ.
2. Thủ tục, hồ sơ pháp lý:
- Chuẩn bị & nộp các hồ sơ liên quan đến đăng kí kinh doanh của Công ty, các hồ sơ liên quan đến điện, nước của các văn phòng....
- Thực hiện công chứng hồ sơ giấy tờ theo yêu cầu.
3. Công tác lễ tân khánh tiết:
- Đón tiếp, hướng dẫn khách hàng đến làm việc tại văn phòng;
- Trả lời và kết nối khách hàng liên hệ công tác qua điện thoại đến các PB/BP cần làm việc;
- Tham gia hỗ trợ tổ chức sự kiện, hoạt động của Công ty theo phân công của CBQL;
- Đầu mối tiếp nhận, phân loại, xử lý công văn đi và công văn đến của Công ty.
4. Công tác hỗ trợ hướng dẫn, tiếp đón thí sinh đến thi các bài thi.
II. Yêu cầu ứng viên
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Lao động xã hội, Hành chính, Luật,...
- Sử dụng thành thạo Microsoft Office;
- Từ 02 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí Hành chính văn phòng/
Lễ tân Hành chính công ty;
- Am hiểu các công việc lễ tân, hành chính;
- Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc;
- Giao tiếp tốt; nhanh nhạy trong xử lý tình huống phát sinh;
- Chủ động trong công việc.
III. Quyền lợi
- Mức lương 9-10 triệu đồng/ tháng (đàm phán theo năng lực), điều chỉnh lương định kì hàng năm. Thử việc 02 tháng hưởng từ 90% trở lên mức lương chính thức;
- Tham gia BHXH, BHYT, BHTN sau 02 tháng thử việc;
- Phúc lợi: Ốm đau, kết hôn, hiếu hỉ, ngày lễ, ngày sinh nhật, khám sức khỏe hàng năm, du lịch hàng năm;
- Chế độ nghỉ phép và quy đổi phép dư thành tiền;
- Làm việc tại môi trường giáo dục với 5 giá trị văn hóa cốt lõi: Hoạt động chuyên nghiệp; Tiên phong đổi mới; Chất lượng quốc tế; Hợp tác bền vững; Đạo đức uy tín;
- Chế độ thưởng Lễ, Tết & thưởng cuối năm căn cứ vào đánh giá cá nhân và tình hình kinh doanh của công ty;
- Các chương trình đào tạo phát triển và đào tạo kĩ năng chuyên môn;
- Cung cấp đầy đủ thiết bị làm việc.
Lưu ý: Do số lượng lớn CV đổ về từ các nguồn tuyển dụng, Team Tuyển dụng xin phép chỉ liên hệ với ứng viên phù hợp trong khoảng 2-3 ngày làm việc.
IV. Địa điểm làm việc
- Văn phòng IIG Việt Nam: Số 217 phố Quan Hoa, Phường Nghĩa Đô, Hà Nội.
V. Thời gian làm việc
- Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:30) & Sáng Thứ 7 (từ 08:00 đến 12:00)