1. Tìm kiếm & phát triển nhà cung cấp
• Tìm kiếm, đánh giá và phát triển nhà cung cấp mới theo yêu cầu kỹ thuật, thông số và tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm.
• Phân tích tài liệu kỹ thuật, chỉ số, số liệu do nhà cung cấp hoặc bộ phận kỹ thuật cung cấp để:
Đánh giá khả năng đáp ứng
Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp có năng lực sản xuất phù hợp
• Làm việc với nhà cung cấp trong trường hợp:
Sản phẩm chưa có sẵn trên thị trường
Cần sản xuất theo spec kỹ thuật riêng / yêu cầu đặc thù.
2. Báo giá - đàm phán - đặt hàng
• Gửi yêu cầu báo giá (RFQ), phân tích giá dựa trên: Yêu cầu kỹ thuật - Chất lượng - Năng lực sản xuất - Điều kiện thương mại
• Đàm phán điều khoản mua hàng nhằm tối ưu chi phí - chất lượng - tiến độ.
• Lập và phát hành Đơn đặt hàng (PO); theo dõi xác nhận PO và tiến độ
giao hàng.
3. Phối hợp nội bộ
• Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận: Sản xuất - Kho - QC / QA - Kỹ thuật - Kinh doanh để nắm rõ yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu vật tư và kế hoạch mua hàng.
• Trao đổi, làm rõ yêu cầu kỹ thuật giữa nội bộ và nhà cung cấp khi cần.
4. Theo dõi & xử lý phát sinh
• Theo dõi tiến độ giao hàng; xử lý các trường hợp:
Giao thiếu
Giao chậm
Sai quy cách, sai yêu cầu kỹ thuật
• Phối hợp với QC/QA xử lý các vấn đề:
Lỗi chất lượng
Khiếu nại nhà cung cấp
Sai lệch số lượng hoặc thông số kỹ thuật
• Làm việc với bộ phận Xuất nhập khẩu khi đặt hàng nước ngoài.
5. Quản lý hồ sơ & báo cáo
• Quản lý hồ sơ mua hàng:
Hợp đồng
Báo giá
Thông tin nhà cung cấp
Lịch sử mua hàng
Bảng giá
• Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu chứng từ mua hàng theo quy trình công ty.
• Tham gia đánh giá năng lực và hiệu suất nhà cung cấp định kỳ.
• Lập báo cáo mua hàng định kỳ theo yêu cầu của quản lý.