Chịu trách nhiệm điều phối và kiểm soát hồ sơ, tài liệu, báo cáo, hồ sơ hóa chất và các công việc hành chính của phòng thí nghiệm nhằm đảm bảo tuân thủ hệ thống quản lý và hỗ trợ hoạt động của phòng thí nghiệm diễn ra hiệu quả.
Điều phối và giám sát việc quản lý tài liệu, hồ sơ và báo cáo của phòng thí nghiệm.
Kiểm soát việc ban hành, cập nhật, phân phối và thu hồi tài liệu theo quy định của hệ thống quản lý.
Điều phối công việc hằng ngày và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên quản lý tài liệu.
Đảm bảo hồ sơ phòng thí nghiệm đầy đủ, chính xác và có thể truy xuất khi cần.
Quản lý việc lưu trữ, bảo quản và hủy tài liệu, hồ sơ theo quy định.
Phối hợp phát hành và gửi báo cáo kiểm thử cho khách hàng nội bộ và bên ngoài.
Quản lý hồ sơ hóa chất của phòng thí nghiệm, bao gồm danh mục hóa chất, SDS/MSDS, COA và theo dõi hạn sử dụng.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc quản lý hồ sơ mua hóa chất và tồn kho hóa chất.
Chuẩn bị và kiểm soát hồ sơ
phục vụ đánh giá nội bộ, đánh giá khách hàng và đánh giá của bên thứ ba.
Theo dõi việc tuân thủ các quy trình phòng thí nghiệm và đề xuất các cơ hội cải tiến.
Hướng dẫn, điều phối và giám sát nhân viên phụ trách tài liệu trong các công việc hành chính và quản lý hồ sơ hằng ngày, đảm bảo tuân thủ quy trình phòng thí nghiệm và hệ thống chất lượng.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên các chuyên ngành
Quản lý phòng thí nghiệm, Công nghệ Dệt may, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý hồ sơ, hành chính phòng thí nghiệm hoặc quản lý hệ thống chất lượng.
Ưu tiên có kinh nghiệm lập báo cáo phòng thí nghiệm và quản lý tồn kho.
Có kinh nghiệm hỗ trợ các hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá khách hàng hoặc đánh giá của bên thứ ba là một lợi thế.
3. Kiến thức & Kỹ năng
Quản lý tài liệu và hồ sơ.
Quản lý dữ liệu và báo cáo phòng thí nghiệm.
Quản lý hồ sơ hóa chất và vật tư tiêu hao.
Quản lý hồ sơ thiết bị.
Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối công việc.
Thành thạo Microsoft Office.
4. Năng lực
Cẩn thận, tỉ mỉ và chú trọng đến chi tiết.
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc tốt.
Giao tiếp và phối hợp hiệu quả.
Có khả năng phân tích và giải quyết vấn đề.
Trung thực, bảo mật thông tin.
Có tinh thần trách nhiệm cao.
Có khả năng làm việc dưới áp lực.