Nhân Viên Sale Admin Tại Hà NộiCÔNG TY TNHH KHOA HỌC KỸ THUẬT VIETLAB

-Theo dõi báo đấu thầu, mua sắm công để tổng hợp thông tin các gói thầu, gửi đến bộ phận kinh doanh xem xét và lựa chọn các gói thầu tham gia.
-Theo dõi các gói thầu tham gia, tổng hợp hồ sơ thầu gửi các bộ phận liên quan
- Làm hồ sơ thầu:
+Chuẩn bị giấy tờ: Catalog, phân loại, phiếu tiếp nhận, công bố, ISO, thư ủy quyền, tờ khai hải quan, ... thuộc danh mục công việc phụ trách.
+ Chuẩn bị các form mẫu, bảng biểu liên quan đến gói thầu
+ Kiểm tra, đối chiếu, rà soát hồ sơ thầu, truyền thầu và lưu trữ tài liệu gói thầu.
+Theo dõi tiến độ gói thầu (làm rõ, thương thảo, bảo lãnh, hợp đồng...)
-Công việc hành chính khác:
+ Đầu mối liên lạc với bên chuyển phát nhanh ( đóng, nhận hàng, thư (nếu có), tổng hợp Bill, check vận chuyển,...), trực tiếp đi giao, nhận hàng trong trường hợp đặc biệt.
+Chuẩn bị báo giá, hợp đồng, thương thảo hợp đồng cho khách hàng, lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ liên quan.
+Theo dõi công văn, hợp đồng, thông báo liên quan đến việc cung cấp hàng hóa trong thầu, bàn giao và nhận hợp đồng kinh tế, biên bản thương thảo, biên bản nghiệm thu, thanh lý, ... có đầy đủ chữ ký của khách hàng, photo lưu lại phòng
+Hoàn thiện hồ sơ thanh toán (Biên bản nghiệm thu, 08a...), thanh lý hợp đồng, đối chiếu công nợ với khách hàng (theo tháng, quý, năm...), hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ
+Tạo các báo cáo theo yêu cầu, soạn thảo các văn bản, giấy tờ theo yêu cầu của bộ phận kinh doanh.
+Lập báo cáo theo dõi tình hình tham gia các gói thầu từ tham dự thầu, trúng thầu/trượt thầu, thực hiện hợp đồng, kết thúc hợp đồng,...tổng hợp giá đối thủ và báo cáo cho bộ phân kinh doanh
+ Hỗ trợ bộ phận kinh doanh đặt hàng, xuất hàng, bàn giao hàng hóa khi có yêu cầu Kiểm kho, đối chiếu số liệu tồn kho, hàng mẫu hàng tháng với Kế toán, làm nhãn phụ (nếu có)....
+Tiếp nhận thông tin, khiếu nại của khách hàng trao đổi với bộ phận kinh doanh để phối hợp giải quyết.
+ Hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh các công việc phát sinh khác.
+Tiếp nhận thông tin của các đơn vị liên hệ với công ty và gửi bộ phận phụ trách.
+Theo dõi chấm công nhân viên, tổng hợp và gửi mail cho toàn bộ nhân viên vào cuối mỗi tháng.
+Liên hệ với các ứng viên nộp hồ sơ và sắp xếp lịch phỏng vấn cho mỗi đợt tuyển dụng của công ty.
+Đặt văn phòng phẩm, nước uống mỗi tháng. Tổ chức liên hoan công ty theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
+Lập báo cáo định kỳ theo tuần/ theo tháng gửi Ban Giám đốc theo dõi về hồ sơ thầu, ngày nghỉ nhân viên, các chứng từ chứng thực và các khoản thu chi văn phòng hàng tháng
+Các công việc khác: liên hệ với các đơn vị để lấy hóa đơn bản mềm (trong trường hợp hóa đơn in trên hệ thống bị mất 1 số thông tin hoặc kế toán chưa nhận được hóa đơn),...
+Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc và các bộ phận.