Nhân Viên Thu Mua Tiếng Anh

a, Mục tiêu công việc
• Đảm bảo công tác kế hoạch vật tư, nhập khẩu - xuất khẩu hàng hóa được thực hiện đúng tiến độ, đúng quy định pháp luật, tối ưu tồn kho và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty.
b, Mô tả công việc chi tiết
• Kế hoạch vật tư & quản lý tồn kho
+ Tiếp nhận Forecast (FC) hàng tháng từ bộ phận Kinh doanh/Sản xuất.
+ Kiểm tra, đối chiếu tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống.
+ Lập kế hoạch đặt hàng trong nước và nhập khẩu, đảm bảo:
Đúng chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng
Phù hợp định mức tồn kho an toàn và kế hoạch sản xuất/kinh doanh.
• Thực hiện đặt hàng và theo dõi đơn hàng
+ Tiếp nhận thông tin Nhà cung cấp, hợp đồng, báo giá và các điều khoản thương mại đã được phê duyệt từ Phòng Mua hàng.
+ Căn cứ kế hoạch vật tư để lập và phát hành Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) cho các NCC
+ Theo dõi việc xác nhận PO từ Nhà cung cấp.
+ Theo dõi tiến độ sản xuất, đóng gói và giao hàng của Nhà cung cấp.
+ Chủ động đôn đốc Nhà cung cấp đảm bảo giao hàng đúng tiến độ theo kế hoạch.
+ Kiểm tra việc thực hiện các điều khoản đã được thống nhất như: Chủng loại hàng hóa/Số lượng/Giá mua/Điều kiện giao hàng (Incoterms)/Điều kiện thanh toán/Lead time/Bộ chứng từ giao hàng.
+ Phối hợp với Phòng Mua hàng xử lý các trường hợp phát sinh liên quan đến thay đổi giá, điều kiện thương mại hoặc các vấn đề vượt thẩm quyền.
+ Theo dõi toàn bộ vòng đời của PO từ khi phát hành đến khi hàng hóa nhập kho và hoàn tất thanh toán.
• Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu
+ Hợp đồng, Invoice (INV), Packing List (PKL), CO, CQ, B/L, AWB...
+ Khai báo hải quan cho các lô hàng xuất/nhập khẩu (Chưa có kinh nghiệm được hướng dẫn/đào tạo)
+ Theo dõi quá trình thông quan, phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo hàng hóa thông quan đúng kế hoạch.
+ Phối hợp kiểm tra hàng hóa khi nhập kho, xử lý chênh lệch nếu có.
• Quản lý hồ sơ & chứng từ
+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ - chứng từ XNK theo quy định của công ty
+ Cập nhật dữ liệu đơn hàng, tờ khai, chứng từ lên hệ thống quản lý.
+ Phục vụ công tác đối soát, quyết toán, kiểm tra nội bộ, audit khi có yêu cầu.
• Làm việc với Nhà cung cấp & Đối tác logistics
+ Làm việc với Nhà cung cấp trong và ngoài nước về: Thời gian giao hàng/Số lượng, chất lượng, quy cách, tiêu chuẩn hàng hóa
+ Phối hợp với Forwarder (FWD), hãng tàu, đơn vị vận chuyển nhằm: Đảm bảo tiến độ giao nhận hàng/Xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển và thông quan.
• Quản lý đơn hàng & hợp đồng
+ Theo dõi, cập nhật tình trạng đơn hàng, hợp đồng mua bán.
+ Phối hợp với các phòng ban liên quan (Kinh doanh, Kế toán, Kho, Sản xuất...) để đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời.
• Báo cáo & công việc khác
+ Theo dõi, tổng hợp và báo cáo định kỳ/đột xuất về: Tình hình nhập - xuất - tồn kho/ Tiến
độ đơn hàng, lô hàng nhập khẩu
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.