Nhân Viên Thu Mua

Nhiệm vụ 1: Thu mua hàng hóa/dịch vụ
- Xây dựng và triển khai kế hoạch thu mua hàng hóa/dịch vụ theo tháng đối với các mặt hàng tiêu dùng định kỳ/thường xuyên.
- Tiếp nhận và tổng hợp các đề xuất thu mua định kỳ hoặc phát sinh từ các phòng ban.
- Đánh giá nhu cầu thu mua dựa trên số liệu tồn kho, tần suất sử dụng trong quá khứ, chi phí dự kiến và các yếu tố liên quan để xác định thời điểm mua phù hợp.
- Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp và thu thập báo giá cho các hạng mục mới; thực hiện đàm phán về quy trình mua hàng và hợp đồng (nếu cần).
- Thực hiện đặt mua hàng hóa/dịch vụ theo đúng số lượng, quy cách và mức giá đã được phê duyệt.
- Theo dõi tiến độ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp, đảm bảo đúng thời gian cam kết.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra, tiếp nhận hàng hóa; giám sát quá trình thực hiện và nghiệm thu dịch vụ.
- Sắp xếp, lưu trữ hàng hóa tại kho thu mua hoặc bàn giao cho bộ phận yêu cầu theo đúng quy định.
Nhiệm vụ 2: Quản lý hóa đơn, chứng từ và thanh toán
- Phối hợp với các bên liên quan (bộ phận đề xuất, nhà cung cấp, ...) để thu thập đầy đủ hóa đơn và chứng từ mua hàng hợp lệ.
- Cập nhật hồ sơ thanh toán lên hệ thống SAP, đồng thời theo dõi và kiểm soát tiến độ thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.
- Thực hiện lưu trữ hóa đơn, chứng từ đúng quy định và quy trình của công ty.
Nhiệm vụ 3: Quản lý kho
- Thực hiện nhập kho hàng hóa; dán tem Internal cho toàn bộ sản phẩm sử dụng nội bộ nhằm phân biệt với các hàng hóa khác trong siêu thị.
- Sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho khoa học, đúng quy định, đảm bảo dễ quan sát, dễ lấy và hạn chế hư hỏng.
- Theo dõi, quản lý hoạt động xuất - nhập - tồn của hàng hóa trong kho thu mua, đảm bảo dữ liệu đầy đủ và chính xác.
- Định kỳ kiểm kê, đối chiếu tồn kho thực tế và hệ thống để tránh thất thoát, hao hụt.
Nhiệm vụ 4: Báo cáo
- Xây dựng và theo dõi ngân sách chi phí thu mua theo tháng.
- Thực hiện báo cáo chi phí thu mua và vật tư tiêu hao theo tháng/quý/năm; kịp thời cảnh báo các trường hợp vượt ngân sách hoặc định mức cho phép.
- Báo cáo ngay các sự cố phát sinh cho các cấp quản lý và các bên có liên quan để kịp thời xử lý, giải quyết (nếu có).
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của bộ phận.