NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG KHO

1. Quản lý Dữ liệu & Hệ thống (Công việc chính)
- Xử lý chứng từ Nhập - Xuất:
Nhận phiếu giao hàng, hóa đơn, PO từ bộ phận mua hàng/vận chuyển và nhập thông tin đầy đủ vào hệ thống phần mềm quản lý kho (ERP, SAP, WMS hoặc Excel).
Báo cáo và làm việc với bộ phận kho thực tế để xác nhận số lượng thực nhập/xuất so với chứng từ.
- Tạo và phát hành chứng từ:
Lập lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận cho bộ phận vận chuyển/thủ kho.
- Quản lý dữ liệu tồn kho:
Theo dõi số lượng tồn kho tức thời (real-time) trên hệ thống.
Cập nhật điều chỉnh số liệu kho khi có phát sinh chênh lệch đã được phê duyệt.
2. Báo cáo & Lưu trữ Chứng từ
- Lập báo cáo định kỳ:
Tổng hợp báo cáo Nhập - Xuất - Tồn theo ngày, tuần, tháng cho Quản lý kho/Bộ phận Kế toán.
Báo cáo danh sách hàng tồn kho lâu ngày, hàng sắp hết hạn hoặc vượt định mức cho phép.
- Lưu trữ hồ sơ:
Lưu trữ, phân loại và quản lý toàn bộ chứng từ kho (phiếu nhập/xuất, biên bản bàn giao, hóa đơn) một cách khoa học, dễ truy xuất.
3. Phối hợp & Kiểm kê Dữ liệu
Đóng vai trò cầu nối thông tin giữa bộ phận Văn phòng (Kế toán, Mua hàng, Kinh doanh) và bộ phận Kho thực tế.
Đối chiếu số liệu kiểm kê:
Nhận dữ liệu kiểm kê thực tế từ thủ kho, đối chiếu với số liệu trên phần mềm.
Phát hiện sai lệch và phối hợp tìm nguyên nhân để xử lý.