1. Quản lý văn bản đi - đến
Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, cấp số và ghi sổ văn bản đến/đi theo đúng quy định.
Trình ký, chuyển giao văn bản đến các đơn vị liên quan để xử lý.
Theo dõi, đôn đốc và cập nhật tình hình xử lý văn bản đến trong toàn Trường.
Đảm bảo quy trình luân chuyển văn bản nhanh chóng, chính xác và bảo mật.
2.
Quản lý kho lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu
Tiếp nhận, sắp xếp, phân loại và hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu khoa học, dễ tra cứu tại kho lưu trữ.
Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định hiện hành (bản giấy và điện tử).
Scan, số hóa tài liệu và cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý.
Bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin.
3. Công tác hành chính liên quan
Quản lý, thực hiện công tác quản lý in ấn hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của các đơn vị.
Quản lý việc gửi thư, chuyển phát nhanh và theo dõi tình trạng gửi/nhận toàn Trường.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định; đảm bảo đóng dấu chính xác, đúng thẩm quyền.
Quản lý và cập nhật lịch họp chung của Nhà trường; phối hợp thông báo đến các đơn vị liên quan.
4. Công việc khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng và Ban Giám hiệu.
1. Trình độ
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan.
2. Kiến thức & kỹ năng
Nắm vững quy trình quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Kỹ năng sắp xếp, tổ chức và quản lý tài liệu khoa học.
Thành thạo tin học văn phòng; ưu tiên biết sử dụng phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ.
Kỹ năng cẩn thận, tỉ mỉ, bảo mật thông tin tốt.
3. Yêu cầu khác
Tác phong chuyên nghiệp, trách nhiệm cao trong công việc.
Khả năng phối hợp và làm việc với nhiều đơn vị.
Chịu được áp lực công việc hành chính, xử lý nhiều hồ sơ cùng lúc.
Thời gian làm việc: Giờ hành chính và theo phân công khi cần.