Nhân Viên Văn Thư

1. Quản lý văn bản đi/ đến
Văn bản đến:
Tiếp nhận công văn, giấy tờ, hồ sơ từ bưu điện, email, hệ thống điện tử
Kiểm tra số lượng, tính hợp lệ, dấu, chữ ký
Đăng ký vào sổ văn bản đến hoặc phần mềm quản lý văn bản
Trình lãnh đạo phân công xử lý
Chuyển văn bản đến đúng phòng ban/người phụ trách
Theo dõi tiến độ xử lý
Văn bản đi:
Kiểm tra thể thức, trình bày, số hiệu văn bản
Đóng dấu cơ quan theo quy định
Cấp số văn bản đi
Lưu bản gốc
Phát hành qua bưu điện, email, phần mềm
Theo dõi việc gửi và xác nhận nhận
2. Lưu trữ hồ sơ tài liệu:
Phân loại hồ sơ theo lĩnh vực, năm, đơn vị
Sắp xếp, lập mục lục hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ giấy trong tủ, kho đúng quy định
Lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống
Quản lý hồ sơ mật, hồ sơ quan trọng
Hỗ trợ tra cứu hồ sơ khi có yêu cầu
Thực hiện chỉnh lý, tiêu hủy tài liệu hết hạn
3. Quản lý con dấu:
Bảo quản con dấu cơ quan
Đóng dấu đúng quy định, đúng thẩm quyền
Ghi sổ sử dụng dấu
Không đóng dấu khi chưa đủ chữ ký hợp lệ
Báo cáo khi mất, hỏng dấu
4. Soạn thảo và hỗ trợ văn bản hành chính:
Soạn thảo công văn, thông báo, quyết định, giấy mời...
Kiểm tra thể thức văn bản theo quy định
Chuẩn hóa mẫu biểu hành chính
In ấn, photo, đóng tập hồ sơ
Hỗ trợ các phòng ban chuẩn bị hồ sơ
5. Công tác hành chính liên quan:
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
Gửi giấy mời, thông báo họp
Lưu trữ biên bản họp
Hỗ trợ công tác kiểm tra hồ sơ nội bộ
Phối hợp tiếp đoàn kiểm tra, thanh tra