Nhân viên Vật tư Xuất Nhập Khẩu

Mục tiêu công việc: Đảm bảo công tác kế hoạch vật tư, nhập khẩu - xuất khẩu hàng hóa được thực hiện đúng tiến độ, đúng quy định pháp luật, tối ưu tồn kho và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty.
Kế hoạch vật tư & quản lý tồn kho: Tiếp nhận Forecast (FC) hàng tháng từ bộ phận Kinh doanh/Sản xuất.
Kiểm tra, đối chiếu tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống.
Lập kế hoạch đặt hàng trong nước và nhập khẩu, đảm bảo đúng chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng và phù hợp định mức tồn kho an toàn, kế hoạch sản xuất/kinh doanh.
Thực hiện đặt hàng và theo dõi đơn hàng: Tiếp nhận thông tin Nhà cung cấp, hợp đồng, báo giá và các điều khoản thương mại đã được phê duyệt từ Phòng Mua hàng.
Căn cứ kế hoạch vật tư để lập và phát hành Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) cho các NCC.
Theo dõi việc xác nhận PO từ Nhà cung cấp.
Theo dõi tiến độ sản xuất, đóng gói và giao hàng của Nhà cung cấp.
Chủ động đôn đốc Nhà cung cấp đảm bảo giao hàng đúng tiến độ theo kế hoạch.
Kiểm tra việc thực hiện các điều khoản đã được thống nhất như: Chủng loại hàng hóa/Số lượng/Giá mua/Điều kiện giao hàng (Incoterms)/Điều kiện thanh toán/Lead time/Bộ chứng từ giao hàng.
Phối hợp với Phòng Mua hàng xử lý các trường hợp phát sinh liên quan đến thay đổi giá, điều kiện thương mại hoặc các vấn đề vượt thẩm quyền.
Theo dõi toàn bộ vòng đời của PO từ khi phát hành đến khi hàng hóa nhập kho và hoàn tất thanh toán.
Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu: Chuẩn bị Hợp đồng, Invoice (INV), Packing List (PKL), CO, CQ, B/L, AWB....
Khai báo hải quan cho các lô hàng xuất/nhập khẩu (Chưa có kinh nghiệm được hướng dẫn/đào tạo).
Theo dõi quá trình thông quan, phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo hàng hóa thông quan đúng kế hoạch.
Phối hợp kiểm tra hàng hóa khi nhập kho, xử lý chênh lệch nếu có.
Quản lý hồ sơ & chứng từ: Quản lý, lưu trữ hồ sơ - chứng từ XNK theo quy định của công ty.
Cập nhật dữ liệu đơn hàng, tờ khai, chứng từ lên hệ thống quản lý.
Phục vụ công tác đối soát, quyết toán, kiểm tra nội bộ, audit khi có yêu cầu.
Làm việc với Nhà cung cấp & Đối tác logistics: Làm việc với Nhà cung cấp trong và ngoài nước về thời gian giao hàng, số lượng, chất lượng, quy cách, tiêu chuẩn hàng hóa.
Phối hợp với Forwarder (FWD), hãng tàu, đơn vị vận chuyển nhằm đảm bảo tiến độ giao nhận hàng và xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển và thông quan.
Quản lý đơn hàng & hợp đồng: Theo dõi, cập nhật tình trạng đơn hàng, hợp đồng mua bán.
Phối hợp với các phòng ban liên quan (Kinh doanh, Kế toán, Kho, Sản xuất...) để đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời.
Báo cáo & công việc khác: Theo dõi, tổng hợp và báo cáo định kỳ/đột xuất về tình hình nhập - xuất - tồn kho và tiến độ đơn hàng, lô hàng nhập khẩu.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý trực tiếp.