Mô tả Công việc
1. Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
- Nhận yêu cầu từ admin xử lý đơn hàng hoặc quản lý.
- Kiểm tra và xác minh thông tin, phản hồi lại nếu có sai sót hoặc thiếu sót.
2. Gửi yêu cầu và đàm phán giá với nhà cung cấp
- Gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp.
- Thương lượng để đạt được giá tốt và các điều khoản có lợi cho công ty (thời gian thanh toán,
giao hàng, chính sách hậu mãi,...).
3. Lập đơn đặt hàng (PO)
- Soạn thảo và gửi đơn đặt hàng sau khi thống nhất điều khoản.
- Đảm bảo đúng thông tin sản phẩm, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng.
4. Theo dõi đơn hàng
- Theo dõi tiến độ đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp thường xuyên.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh như chậm tiến độ, lỗi sản phẩm, giao thiếu,...
5. Chi phí và ngân sách mua hàng
- Theo dõi công nợ, tiến hành đề nghị thanh toán đúng quy trình và thời hạn.
6. Lưu trữ và quản lý hồ sơ mua hàng
-
Quản lý dữ liệu nhà cung cấp, hợp đồng, bảng báo giá, đơn đặt hàng,...
- Đảm bảo tính minh bạch, dễ tra cứu và bảo mật thông tin.
7. Xây dựng và phát triển thông tin về nhà cung cấp và sản phẩm
- Cập nhật xu hướng giá cả, nguồn hàng mới, mẫu mã, chất lượng.
- Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp hiện hữu và tiềm năng.
8. Phối hợp xử lý thông tin
- Làm việc chặt chẽ với các bộ phận liên quan: admin, kho, kế toán, kinh doanh,...
- Đảm bảo quá trình đặt hàng -
giao nhận - thanh toán diễn ra trôi chảy.
9. Báo cáo định kỳ
- Báo cáo hàng tháng: danh sách đơn mua hàng, công nợ, tình trạng xử lý,...
- Báo cáo đột xuất theo yêu cầu của quản lý.
10. Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu
- Hỗ trợ các công việc liên quan đến mua hàng theo chỉ đạo từ cấp trên.