OPERATIONS - KHAI BÁO HẢI QUAN & CHỨNG TỪ

1. Khai báo hải quan và thông quan
• Nhận và kiểm tra bộ chứng từ khai báo (hợp đồng, invoice, packing list, B/L hoặc AWB, C/O, giấy phép, giấy kiểm tra chuyên ngành nếu có); yêu cầu khách bổ sung khi thiếu hoặc sai.
• Xác định mã HS, thuế suất, chính sách quản lý mặt hàng; áp dụng C/O ưu đãi thuế (Form E, D, EUR.1, RCEP...) khi đủ điều kiện; tính thuế nhập khẩu, VAT.
• Tự lập và truyền tờ khai hải quan điện tử xuất/nhập khẩu trên VNACCS/ECUS cho hàng đường biển, đường hàng không.
• Theo dõi phân luồng xanh/vàng/đỏ và xử lý theo từng luồng: nộp bổ sung hồ sơ, giải trình với cơ quan hải quan, chuyển yêu cầu cho đội Operations tại cảng/sân bay để xử lý trực tiếp với hải quan.
• Sửa đổi, bổ sung tờ khai khi có sai sót; nộp thuế, thanh lý tờ khai, hoàn tất thông quan.
• Xử lý vướng mắc về mã HS, trị giá, xuất xứ, kiểm tra chuyên ngành; đề xuất phương án và thời gian để Customer Service thông tin cho khách.
• Cập nhật quy định, thông tư mới về hải quan; lưu trữ hồ sơ khai báo theo đúng quy định.
2. Chứng từ (document)
• Lập, kiểm tra, chỉnh sửa bộ chứng từ: B/L, AWB, SI, D/O, invoice, packing list... đảm bảo chính xác, thống nhất giữa các chứng từ và với tờ khai hải quan.
• Đối chiếu bản nháp B/L, AWB với booking và thông tin lô hàng trước khi phát hành; sửa lỗi kịp thời để không ảnh hưởng thông quan.
• Làm lệnh giao hàng (D/O) và các chứng từ nhập khẩu liên quan; theo dõi thời hạn để tránh phát sinh phí.
• Lưu trữ, quản lý hồ sơ từng lô hàng đầy đủ, dễ tra cứu khi khách hoặc cơ quan hải quan yêu cầu.
3. Phối hợp với Operations tại cảng Hải Phòng và sân bay Nội Bài
• Là đầu mối văn phòng làm việc với đội Operations của công ty tại cảng Hải Phòng và sân bay Nội Bài: chuyển bộ chứng từ, tờ khai, thông tin lô hàng đầy đủ và đúng hạn.
• Thống nhất lịch giao nhận, kiểm hóa, đưa hàng ra/vào kho bãi với đội hiện trường để lô hàng thông suốt, bàn giao đúng hẹn.
• Theo dõi tiến độ làm hàng tại cảng, sân bay; tiếp nhận phản hồi về kiểm hóa, vướng mắc thủ tục và cùng đội hiện trường đề xuất phương án xử lý.
• Cập nhật kịp thời tình trạng thông quan cho Customer Service để thông tin cho khách; báo sớm khi có rủi ro chậm trễ.
• Kiểm soát phát sinh lưu kho, lưu bãi, lưu container; đề xuất phương án giảm chi phí cùng hiện trường.
4. Chi phí, báo cáo và cải tiến
• Đối chiếu chi phí thực tế (thuế, phí hải quan, local charges, lưu kho/lưu bãi) với báo giá, xác nhận hóa đơn đầu vào, phối hợp kế toán đóng lô hàng.
• Lập báo cáo lô hàng, theo dõi tiến độ, hồ sơ và công nợ vận hành.
• Xây dựng checklist chứng từ, quy trình phối hợp giữa văn phòng và hiện trường; đề xuất cải tiến để giảm sai sót và rút ngắn thời gian thông quan.
• Phối hợp Customer Service, Sales, Kế toán để mỗi lô hàng đúng tiến độ và có lãi.
• Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6, 8:00 - 17:30 (nghỉ trưa 12:00 - 13:30), nghỉ Thứ 7, Chủ nhật.