Personal Assistant to Head of Primary

General Description / Mô tả chung:
The Personal Assistant is responsible for administrative tasks and supports the Head of Primary in effectively managing operations. Additionally, they coordinate cross-departmental collaboration for projects or reports that require input from various divisions. They are also responsible for building and maintaining relationships within the school, with authorities, and external partners.
Trợ Lý Trưởng khối Tiểu học phụ trách các công việc hành chính phát sinh, hỗ trợ Trưởng khối quản lý và xử lý công việc hiệu quả. Bên cạnh đó, Trợ Lý Trưởng khối Tiểu học chịu trách nhiệm điều phối sự phối hợp giữa các bên trong trường hợp dự án/báo cáo yêu cầu sự tham gia của nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau. Trong quá trình làm việc, Trợ Lý Trưởng khối Tiểu học có trách nhiệm xây dựng và phát triển mối quan hệ nội bộ, với các cơ quan chức năng và các đơn vị đối tác.
Responsibilities / Trách nhiệm:
• Translate documents, correspondence, and interpret during meetings as required by the Head of Primary./ Phiên dịch nội dung văn bản, tài liệu, thư từ; Phiên dịch trực tiếp khi Trưởng khối Tiểu học có yêu cầu;
• Handle administrative tasks related to teacher management and training./ Thực hiện các công việc hành chính liên quan đến quản lý và đào tạo khối Giáo viên;
• Schedule appointments and meetings for the Head of Primary, attend meetings, and take minutes./ Sắp xếp lịch làm việc và chuẩn bị các cuộc họp cho Trưởng khối Tiểu học, tham gia họp và ghi biên bản họp;
• Assist in consolidating school plans, including input from departments such as Administration, Admissions, Vietnamese and International Academics./ Lập kế hoạch của nhà trường bao gồm: tổng hợp từ kế hoạch của các khối Hành chánh Quản trị, Tuyển sinh, khối Học vụ (Chương trình Việt Nam và Chương trình Quốc tế);
• Communicate the Head of Primary's directives to relevant departments./ Chuyển tải thông tin chỉ đạo của Trưởng khối Tiểu học đến các đơn vị;
• Compile and process information from departmental reports for the Head of Primary./ Tổng hợp, xử lý thông tin từ báo cáo của các đơn vị cho Trưởng khối Tiểu học;
• Provide timely and complete information and documents as requested by the Head of Primary./ Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc khi có yêu cầu của Trưởng khối Tiểu học;
• Receive and organize appointments between the Head of Primary, parents, and partners./ Tiếp nhận thông tin và sắp xếp lịch cho Trưởng khối Tiểu học làm việc với phụ huynh và các đối tác;
• Coordinate interdepartmental collaboration as assigned by the Head of Primary, monitor progress, follow up, and report back in a timely manner./ Điều phối sự phối hợp giữa các phòng ban theo phân công của Trưởng khối Tiểu học, theo dõi, đôn đốc và kịp thời báo cáo tình hình thực hiện công việc lên Hiệu trưởng;
• Accompany the Head of Primary in meetings with domestic and international partners./ Tham gia cùng Trưởng khối Tiểu học trong các buổi gặp gỡ với đối tác trong và ngoài nước.
• Support in building and maintaining cooperative relationships with authorities and external partners./ Hỗ trợ Trưởng khối Tiểu học trong việc xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác với cơ quan chức năng và đơn vị đối tác;
• Assist in developing and implementing school policies and procedures./ Hỗ trợ Trưởng khối Tiểu học trong việc thiết lập và thi hành các quy trình, chính sách của Trường;
• Act as the primary liaison between the Vietnamese and International programs./ Phụ trách chính trong việc kết nối giữa chương trình Việt Nam và chương trình Quốc tế;
• Utilize the ISAMs system to support the Head of Primary in parent-school communication, sending notices, generating reports, etc./ Nắm bắt việc sử dụng hệ thống ISAMs để hỗ trợ Trưởng khối Tiểu học trong các tương tác giữa phụ huynh và nhà trường bao gồm việc gửi thông báo đến phụ huynh, rút báo cáo, v.v.
• Manage and organize files, records, documents, and reports related to school operations./ Tổ chức quản lý hồ sơ, sổ sách, tài liệu, báo cáo liên quan đến hoạt động của Trường;
• Perform other duties as assigned by the Head of Primary./ Các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng khối Tiểu học.