Project Admin / Document Controller (Điều Phối Dự Án)

GIỚI THIỆU VỀ MK LIVING
Công ty MK Living hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và hospitality với mục tiêu chuyển hóa các thiết kế thành những sản phẩm lưu trú có giá trị vận hành, có khả năng nhân bản và mang dấu ấn ngôn ngữ thiết kế riêng biệt.
Thông qua các dự án căn hộ dịch vụ và boutique hotel đang được triển khai tại Hà Nội, Tp. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, MK Living hướng tới việc đặt nền móng cho những chuẩn mực hospitality mới tại thị trường Việt Nam.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Quản lý hồ sơ & tài liệu dự án
• Xây dựng và duy trì hệ thống Document Control: mã hồ sơ, revision, cấu trúc thư mục, distribution matrix và transmittal.
• Quản lý hệ thống lưu trữ chung như Drive/SharePoint/Procore; kiểm soát quyền truy cập, bảo mật và backup.
• Tiếp nhận, đăng ký, phát hành và theo dõi: Bản vẽ, Specifications, RFI, Submittals, Shop Drawings, NCR, As-built
• Theo dõi tình trạng hồ sơ và chủ động cảnh báo các tài liệu quá hạn, tránh ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
• Thực hiện weekly tracker và cập nhật tình trạng hồ sơ cho đội dự án.
2. Họp, báo cáo & theo dõi công việc
• Chuẩn bị agenda, mời họp và ghi biên bản.
• Phát hành meeting minutes trong vòng 24 giờ sau cuộc họp.
• Theo dõi Action List đến khi hoàn tất.
• Quản lý Decision Log, Issue Log và Change Register.
• Chuẩn bị báo cáo tuần/tháng và slide trình Chủ đầu tư.
3. Hợp đồng & hồ sơ thương mại
• Quản lý và theo dõi: Hợp đồng , Phụ lục, PO, Invoice, Bảo lãnh, Bảo hiểm, Hồ sơ thanh toán
• Chủ động nhắc các mốc quan trọng như hết hạn bảo lãnh, retention, warranty.
• Phối hợp với QS/Kế toán kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ thanh toán trước khi trình duyệt.
4. Hành chính dự án & hoàn công
• Quản lý danh bạ dự án, lịch họp, công tác, văn phòng phẩm, onboarding và hồ sơ nhân sự dự án.
• Hỗ trợ soạn thảo văn bản và dịch thuật cơ bản song ngữ Việt - Anh khi làm việc với tư vấn/nhà thầu nước ngoài.
• Chuẩn bị hồ sơ close-out, archive index và handover data book khi dự án hoàn thành.
• Góp phần chuẩn hóa hệ thống quản lý hồ sơ của MK Living qua từng dự án.
Địa điểm: 214B Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Thời gian làm việc: Từ 8:00 - 17:00, Thứ 2 đến Thứ 6