Tiếp nhận thông tin và hỗ trợ hoàn thành các yêu cầu từ các dự án có liên quan
Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu thực hiện hợp đồng và xử lý thông tin ban đầu (thủ tục thanh toán, bảo lãnh, yêu cầu nhập hàng,...)
Thực hiện bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành (nếu có)
Thực hiện yêu cầu xuất hàng hóa, hóa đơn và lập biên bản bàn giao, nghiệm thu và thanh lý
Thực hiện các loại công văn giấy tờ trong quá trình thực hiện dự án theo yêu cầu của PM
Hỗ trợ Phòng Kế toán theo dõi và thu hồi công nợ
Chuyển giao hồ sơ, biên bản cho các bộ phận liên quan và lưu trữ hồ sơ dự án
Lập kế hoạch công việc
Lập kế hoạch mô tả chi tiết các công việc sẽ thực hiện trong quá trình theo dõi tiến độ và thực hiện hỗ trợ
Lập kế hoạch công việc cá nhân theo quý và năm.
Thực hiện các công việc văn thư
Theo dõi và đề xuất văn phòng phẩm
Quản lý lưu trữ tài liệu
Làm phiếu thanh toán các chi phí gửi tài liệu, gửi hàng
Tuân thủ quy trình, quy định và cải tiến công việc
Đảm bảo tuân thủ việc thực hiện các quy trình, quy định
quản lý chất lượng của bộ phận và công ty
Liên tục cải tiến quy trình và sáng kiến nâng cao chất lượng dịch vụ
Thực hiện công tác báo cáo theo quy định của công ty như báo cáo tuần, quý, tháng và báo cáo theo dự án
Tham gia các chương trình đào tạo nội bộ
Tham gia các chương trình đào tạo bên ngoài theo yêu cầu để nâng cao kỹ năng làm việc cũng như chuyên môn liên quan
1+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực trợ lý thư ký các dự án Công nghệ thông tin
Tốt nghiệp Đại học CNTT /QTKD hoặc các chứng chỉ tương đương
Có kiến thức về
quản lý Dự án và Quy trình triển khai Dự án
Có kiến thức về quy trình, thủ tục thanh toán, xuất hóa đơn, công tác thu hồi công nợ
Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, đọc hiểu tài liệu
Sử dụng thành thạo MS Office
Kỹ năng: lập kế hoạch, viết và tạo lập văn bản, theo dõi triển khai hợp đồng, kỹ năng làm việc nhóm và giải quyết vấn đề