PURCHASING EXECUTIVE
I. TÓM LƯỢC VỊ TRÍ (POSITION SUMMARY)
Purchasing Executive chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và quản lý hệ thống nhà cung cấp (Suppliers/Vendors) phục vụ cho các dự án sự kiện. Vị trí này đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa chi phí đầu vào, đảm bảo chất lượng vật tư/thiết bị và đáp ứng tiến độ cung ứng khắt khe của ngành Event.
II. TRÁCH NHIỆM CHÍNH (KEY RESPONSIBILITIES)
1. Quản lý Danh mục Nhà cung cấp (Vendor Management)
Tìm kiếm & Mở rộng: Chủ động tìm kiếm và xây dựng mạng lưới nhà cung cấp đa dạng (Âm thanh ánh sáng, màn hình LED, in ấn, thi công dàn dựng, nhân sự sự kiện, quà tặng...).
Đánh giá định kỳ: Thiết lập bộ tiêu chí đánh giá năng lực nhà cung cấp (Chất lượng - Giá cả - Tiến độ - Thái độ) để lựa chọn đối tác chiến lược.
Đàm phán khung: Thương lượng các hợp đồng nguyên tắc (Master Contract) với giá ưu đãi và điều khoản thanh toán tốt nhất cho công ty.
2. Phối hợp Dự án & Tối ưu Chi phí (Project Support & Cost Optimization)
Phối hợp với Account: Cung cấp đơn giá (Unit price) chính xác và nhanh chóng để Account làm báo giá (Quotation) cho khách hàng.
Đấu thầu nội bộ: Thực hiện so sánh ít nhất 03 báo giá (Quotations) cho mỗi hạng mục dự án để lựa chọn phương án tối ưu về chi phí và chất lượng.
Kiểm soát Margin: Đề xuất các giải pháp vật liệu thay thế hoặc phương thức thi công tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo đúng Concept từ team Creative.
3. Quản lý Mua hàng & Hợp đồng (Procurement Operations)
Triển khai đơn hàng: Soạn thảo đơn đặt hàng (PO), Hợp đồng kinh tế và theo dõi quá trình thực hiện của nhà cung cấp.
Giám sát chất lượng: Phối hợp cùng team Event (Operation) kiểm tra chất lượng hàng hóa/dịch vụ tại kho hoặc tại hiện trường sự kiện (Onsite).
Quản lý chứng từ: Thu thập hóa đơn, biên bản nghiệm thu và hoàn thiện hồ sơ thanh toán chuyển bộ phận Kế toán.
4. Quản trị Rủi ro Cung ứng (Risk Management)
Phương án dự phòng: Luôn có danh sách nhà cung cấp dự phòng (Back-up) cho các hạng mục trọng yếu để xử lý sự cố giờ chót.
Cập nhật thị trường: Theo dõi biến động giá nguyên vật liệu (sắt, gỗ, decal...) để điều chỉnh dự toán kịp thời.
III. TIÊU CHUẨN NĂNG LỰC (JOB REQUIREMENTS)
1. Kiến thức & Kinh nghiệm
Kinh nghiệm: Tối thiểu 02 năm ở vị trí
Purchasing hoặc Account/Production trong ngành Event/Advertising/Interior. Am hiểu về các loại vật liệu thi công sự kiện là một lợi thế lớn.
Mạng lưới quan hệ: Có sẵn danh mục nhà cung cấp (Vendor List) trong lĩnh vực sự kiện là một điểm cộng.
2. Kỹ năng cốt lõi
Kỹ năng Đàm phán: Khả năng "mặc cả" nghệ thuật, vừa ép được giá tốt vừa giữ được mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp.
Kỹ năng Phân tích: Nhạy bén với con số, thành thạo Excel để lập bảng so sánh giá (Price Comparison).
Quản lý thời gian: Khả năng xử lý nhiều yêu cầu mua hàng gấp cùng lúc (Multi-tasking).
3. Tố chất cá nhân (Chuẩn C.H.A.R.I.S.M.A)
Meticulousness (Tỉ mỉ): Cẩn thận trong kiểm tra quy cách vật liệu và các điều khoản hợp đồng.
Integrity (Trung thực): Đây là yêu cầu Bắt buộc. Tuyệt đối không tiêu cực, nhận hoa hồng từ nhà cung cấp gây ảnh hưởng đến lợi ích công ty.
IV. QUYỀN LỢI & LỘ TRÌNH PHÁT TRIỂN
Thu nhập: Lương cứng cạnh tranh + Thưởng hiệu suất (dựa trên tỷ lệ Win-pitching, Billing và Margin dự án).
Lộ trình thăng tiến: Hệ thống 10 cấp bậc minh bạch: Executive ➔ Senior Executive ➔ Manager ➔ Senior Manager ➔ Director.
V. CAM KẾT TUÂN THỦ (COMPLIANCE)
Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối về ý tưởng và thông tin khách hàng (NDA).
Tuân thủ 100% các quy định về Luật Lao động và Nội quy văn hóa doanh nghiệp.