1. Mục tiêu vị trí (Role Objective)
Chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và làm việc với nhà cung cấp nhằm đảm bảo:
Giá mua cạnh tranh và tối ưu chi phí theo từng dự án
Số liệu báo giá và chi phí chính xác, minh bạch và có thể kiểm soát
Đảm bảo tiến độ, chất lượng và hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai
2. Trách nhiệm chính (Key Responsibilities)
2.1. Sourcing & Supplier Management
Chủ động tìm kiếm, xây dựng và phát triển hệ thống nhà cung cấp:
Event production
Thi công - in ấn, POSM
Âm thanh - ánh sáng - LED
Kỹ thuật - thiết bị
Nhân sự event (PG, PB, crew...)
Freelancer / dịch vụ
Thiết lập danh sách supplier theo:
Nhóm ngành
Mức giá
Chất lượng & độ tin cậy
Đánh giá và phân loại supplier định kỳ
Giá
Chất lượng thi công
Khả năng đáp ứng timeline gấp
2.2. Báo giá & đàm phán (Quotation & Cost Negotiation)
Tiếp nhận brief từ Account / Project / Production
Liên hệ nhiều supplier để:
Lấy báo giá
So sánh và phân tích chi tiết từng hạng mục
Đàm phán:
Giá
Điều khoản thanh toán
Timeline
Đề xuất phương án tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng
2.3. Kiểm soát chi phí & số liệu (Cost Control & Data Accuracy)
Trọng tâm của vị trí
Lập bảng so sánh báo giá (quotation comparison) rõ ràng, chi tiết theo từng hạng mục
Kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo:
Không sai lệch số liệu
Không thiếu hạng mục
Không trùng lặp chi phí
Theo dõi chi phí theo từng project:
Báo giá ban đầu
Chi phí thực tế
Chênh lệch (variance)
Phối hợp với kế toán để:
Đối soát chi phí
Đảm bảo số liệu thống nhất
2.4. Hợp đồng & thanh toán (Contract & Payment Control)
Kiểm tra và rà soát hợp đồng với nhà cung cấp:
Giá
Điều khoản thanh toán
Phạm vi công việc
Theo dõi tiến độ thanh toán:
Đặt cọc
Thanh toán từng đợt
Đảm bảo hồ sơ thanh toán đầy đủ:
Báo giá
Hợp đồng
Biên bản nghiệm thu
Hóa đơn
2.5. Phối hợp triển khai (Project Coordination)
Làm việc chặt chẽ với:
Account
Production
Creative
Theo dõi tiến độ supplier trong quá trình thực hiện
Xử lý các phát sinh liên quan đến:
Cost
Timeline
Chất lượng
2.6. Hệ thống & báo cáo (System & Reporting)
Xây dựng và cập nhật:
Database supplier
Lịch sử báo giá
Lập báo cáo:
Cost theo project
Hiệu quả tối ưu chi phí
Đề xuất cải tiến quy trình mua hàng và kiểm soát chi phí
3. Yêu cầu năng lực (Requirements)
Kinh nghiệm
2-4 năm Purchasing / Production / Event
Có kinh nghiệm làm việc với supplier trong ngành event
Kỹ năng chuyên môn
Có tư duy kiểm soát chi phí tốt:
Chính xác cao
Kiểm tra - đối chiếu số liệu
Thành thạo Excel:
Bảng so sánh báo giá
Tracking cost theo project
Hiểu rõ:
Cấu trúc chi phí event
Các hạng mục thi công & production
Kỹ năng làm việc
Đàm phán giá tốt (đặc biệt trong môi trường deadline gấp)
Quản lý nhiều project cùng lúc
Giao tiếp và phối hợp tốt với:
Account
Production
4. Quyền lợi (Benefits)
Mức lương cạnh tranh theo năng lực và kinh nghiệm
Tham gia đầy đủ: BHXH - BHYT - BHTN theo quy định
Thuế TNCN được thực hiện đúng quy định
Xét tăng lương định kỳ hoặc theo hiệu quả công việc
Làm việc trực tiếp với Ban
Giám đốcMôi trường năng động, tốc độ cao (agency), đề cao tính chủ động và trách nhiệm
Nghỉ phép năm theo quy định
Team building, company activities
Các chế độ khác theo chính sách Công ty