Purchasing Specialist

TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý Đấu thầu & Lựa chọn Nhà cung cấp (Sourcing & Bidding)
Triển khai quy trình đấu thầu (RFQ/RFP) cho các danh mục hàng hóa/dịch vụ thuộc nhóm Sales, Marketing, IT và Dịch vụ Doanh nghiệp.
Soạn thảo hồ sơ mời thầu (RFP), xác định phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật-thương mại và tiêu chí đánh giá trên hệ thống SAP/Ariba.
Tổ chức làm rõ (clarifications), chấm điểm hồ sơ dự thầu, lập bảng so sánh và đánh giá khách quan.
Thực hiện đấu thầu mở, đấu thầu điện tử hoặc thương lượng trực tiếp (đối với chỉ định thầu) để đạt hiệu quả thương mại tối ưu.
Trình phê duyệt kết quả lựa chọn nhà cung cấp, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ chính sách công ty.
2. Quản lý Hợp đồng & Đơn đặt hàng (Contracting & PO Management)
Soạn thảo, rà soát và trình ký các loại hợp đồng (chiến lược/call-off, hợp đồng từng lần) và PO trên hệ thống SAP/Ariba.
Quản lý dữ liệu chủ (Master Data), điều khoản thương mại, hiệu lực giá và phụ lục hợp đồng.
Thu thập, đối soát dữ liệu với bộ phận Tài chính/SRM; lập báo cáo hiệu quả hợp đồng (TCO, savings) và đề xuất cải tiến dựa trên KPI.
3. Vận hành quy trình Mua hàng (PR → PO → GR/IR)
Kiểm tra tính hợp lệ của PR (yêu cầu, số lượng, ngân sách, NCC đề xuất) trước khi phát hành PO.
Giám sát tiến độ giao hàng, phối hợp với nhà cung cấp và các phòng ban liên quan để đảm bảo chỉ số OTIF (On-Time In-Full) đạt mục tiêu.
Xử lý các phát sinh (đổi lịch, thay thế, khiếu nại chất lượng) và cập nhật trạng thái GR/IR trên SAP/Ariba.
Phối hợp với các bộ phận (Kho, QA, Sản xuất, Logistics) trong công tác nghiệm thu và xử lý hàng trả (nếu có).
4. Vận hành chu trình Thanh toán (R2P - Requisition to Payment)
Điều phối chu trình R2P, đảm bảo đối soát hóa đơn (3-way match) và thanh toán đúng hạn, đúng quy định.
Theo dõi rủi ro và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành, đề xuất giải pháp khắc phục nhằm tối ưu hóa quy trình.