1. Kiểm soát Nhập - Xuất - Tồn (Trọng tâm dữ liệu):
Trực tiếp nhập liệu tất cả phiếu nhập hàng (từ NCC) và phiếu xuất hàng (cho chi nhánh/khách sỉ/khách lẻ) vào phần mềm quản lý (POS/ERP) ngay tại thời điểm phát sinh.
Đối soát số liệu thực tế từ bộ phận Kỹ thuật/Nhập hàng với chứng từ gốc để đảm bảo khớp số lượng, quy cách.
Theo dõi biến động tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo ngay khi các mặt hàng chạm ngưỡng tồn tối thiểu hoặc có dấu hiệu tồn đọng lâu ngày.
2. Quản lý Đơn hàng & Chứng từ:
Tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận Kinh doanh/Bán hàng, kiểm tra tình trạng tồn kho và xác nhận khả năng cung ứng.
In phiếu xuất kho, tem nhãn và chuẩn bị bộ chứng từ đi kèm đơn hàng (biên bản
giao hàng, hóa đơn...).
Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản toàn bộ chứng từ kho (phiếu thu, chi, biên bản hàng hủy) một cách khoa học để phục vụ việc hậu kiểm.
3. Kiểm soát Hàng hóa ra - vào:
Giám sát trực tiếp việc bốc xếp hàng lên/xuống xe, đảm bảo hàng ra khỏi kho phải có phiếu xuất hợp lệ.
Kiểm tra tính trùng khớp giữa số lượng thực xuất với lệnh giao hàng để tránh tình trạng giao thừa/thiếu.
Phối hợp với bộ phận bảo vệ/quản lý để kiểm soát người và phương tiện ra vào khu vực kho.
4. Kiểm soát vật tư & Bàn giao:
Chuẩn bị các loại vật tư: Thùng xốp, băng keo, đá lạnh, bao bì... ,đảm bảo việc đóng gói không bị gián đoạn.
Thực hiện ký biên bản bàn giao chi tiết số lượng tồn kho sống giữa ca Ngày và ca Đêm.
5. Báo cáo & Tuân thủ
Ghi nhận và báo cáo các tình huống phát sinh trong quá trình làm việc nhân viên với NCC/khách hàng phát sinh tại Kho Tổng; thông báo ngay lập tức cho cấp trên khi có vấn đề nghiêm trọng xảy ra.
Thực hiện kiểm kê kho định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tuần) theo quy định của Ban
Giám Đốc.
Lập báo cáo đối chiếu sai lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho phần mềm, tìm kiếm nguyên nhân và đề xuất phương án xử lý.
Báo cáo tình hình hàng hóa hỏng, chết, hao hụt trong ca trực cho
Quản lý kho.
Đề xuất cải tiến kỹ thuật hoặc điều chỉnh quy trình vận hành dựa trên những lỗ hổng phát hiện