Quản Lý Dự Án Hệ Thống Soi Chiếu An Ninh

I. TỔNG QUAN VỊ TRÍ
Quản lý xuyên suốt các dự án cung cấp, vận chuyển, lắp đặt, cấu hình, tích hợp, kiểm thử và bàn giao hệ thống soi chiếu hành lý, hàng hóa và thiết bị an ninh; bảo đảm đúng phạm vi, tiến độ, chất lượng, ngân sách, hồ sơ và dòng tiền.
Vai trò cốt lõi
• Là đầu mối chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả của từng hợp đồng/dự án.
• Điều phối các nhóm chức năng dùng chung: kỹ thuật, shop drawing, logistics, kho, lắp đặt, HSE/QAQC, T&C, hợp đồng và kế toán.
• Quản lý nhân công thuê ngoài/nhà thầu phụ theo khối lượng thực tế; không trực tiếp thay thế Đội trưởng lắp đặt hoặc các trưởng nhóm chuyên môn.
Phạm vi công việc tập trung vào các dự án hệ thống soi chiếu an ninh. Công ty không phải Tổng thầu xây dựng và PM không quản lý tổng thể các hạng mục kết cấu, kiến trúc hoặc MEP của công trình.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Tiếp nhận và kiểm soát phạm vi hợp đồng
• Nghiên cứu hợp đồng, BOQ, chỉ dẫn kỹ thuật, bản vẽ, hồ sơ dự thầu, biên bản thương thảo và các phụ lục liên quan.
• Xác định rõ phạm vi của HANVIET, hãng thiết bị, Chủ đầu tư/Tổng thầu và các nhà thầu liên quan; lập ma trận trách nhiệm và điểm phân giới.
• Kiểm soát yêu cầu phát sinh; không để nhóm kỹ thuật hoặc hiện trường tự cam kết ngoài phạm vi hợp đồng.
• Phối hợp lập RFI, thông báo bảo lưu, variation hoặc claim khi phát sinh yêu cầu ngoài phạm vi.
2. Lập và kiểm soát kế hoạch dự án
• Xây dựng kế hoạch tổng thể từ thiết kế, phê duyệt vật tư, sản xuất, FAT, vận chuyển, nhập khẩu, lắp đặt, T&C đến bàn giao.
• Lập kế hoạch ba tuần, kế hoạch tháng, các mốc kiểm soát và đường găng.
• Theo dõi tiến độ thực tế, phân tích nguyên nhân chậm và đề xuất biện pháp bù tiến độ.
• Yêu cầu và điều phối nguồn lực dùng chung theo cơ chế của Công ty.
3. Điều phối kỹ thuật, thiết kế và tích hợp
• Điều phối shop drawing, material submission, method statement, interface control document, sơ đồ mạng vật lý/logical và bản vẽ hoàn công.
• Theo dõi RFI, comment, NCR, defect list và các vấn đề giao diện với BHS, BRS, ICT, MEP, CCTV, SACS và các hệ thống liên quan.
• Phối hợp giữa hãng thiết bị, kỹ sư HANVIET, Tổng thầu, tư vấn và các nhà thầu giao diện.
• Các giải pháp kỹ thuật quan trọng phải được người phụ trách kỹ thuật phê duyệt trước khi cam kết.
4. Quản lý nhà cung cấp, sản xuất và hàng hóa
• Đối chiếu hợp đồng đầu ra với PO của hãng, cấu hình thiết bị và danh mục phụ kiện.
• Theo dõi sản xuất, FAT, đóng gói, ETD/ETA, vận tải, thông quan và giao hàng.
• Kiểm soát model, serial number, phụ kiện, vị trí sử dụng và tình trạng từng lô hàng.
• Xử lý sai lệch cấu hình, thiếu hàng, lỗi thiết bị hoặc chậm tiến độ từ nhà cung cấp.
5. Điều phối lắp đặt và nhân công thuê ngoài
• Xác nhận điều kiện mặt bằng, nguồn điện, mạng, cáp tín hiệu, kết cấu chịu lực và các giao diện trước khi đưa thiết bị vào lắp đặt.
• Phối hợp với Đội trưởng lắp đặt xây dựng kế hoạch nhân lực, phương tiện nâng hạ và trình tự triển khai.
• Điều phối nhân sự nội bộ và nhân công thuê ngoài/nhà thầu phụ theo từng giai đoạn, từng khu vực và khối lượng thực tế.
• Kiểm soát phạm vi, khối lượng, năng suất, HSE, chất lượng, nghiệm thu và thanh toán đối với nhân công thuê ngoài.
• PM quản lý kết quả và nguồn lực; không trực tiếp chỉ huy từng công nhân trong hoạt động hằng ngày.
6. Chất lượng, an toàn và Testing & Commissioning
• Bảo đảm công việc có ITP, checklist, biện pháp lắp đặt, permit và điều kiện nghiệm thu phù hợp.
• Theo dõi NCR, punch list, defect log và thời hạn đóng tồn tại.
• Điều phối FAT, SAT, integration test, performance test và các bên tham gia kiểm thử.
• Kiểm soát test script, kết quả test, cấu hình phần mềm, firmware, network và hồ sơ lỗi.
7. Hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và dòng tiền
• Lập kế hoạch hồ sơ vật liệu đầu vào, giao nhận, lắp đặt, test, nghiệm thu, hoàn công, đào tạo và bàn giao.
• Xác nhận khối lượng hoàn thành và điều kiện thanh toán theo hợp đồng.
• Theo dõi giá trị đã nghiệm thu, đã xuất hóa đơn, đã thanh toán, công nợ đến hạn, khoản giữ lại và bảo hành.
• Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Hợp đồng/Document Control và Kế toán.
8. Chi phí, rủi ro và báo cáo
• Theo dõi ngân sách và chi phí thiết bị, vận chuyển, thuế, kho bãi, nhân sự, công tác phí, thầu phụ và T&C.
• Dự báo doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền của dự án; cảnh báo sớm nguy cơ vượt ngân sách.
• Duy trì risk register, issue log, change log và bằng chứng phục vụ variation/claim.
• Tổ chức họp, phát hành biên bản, phân công owner/deadline và báo cáo tuần/tháng theo biểu mẫu Công ty.
III. QUYỀN HẠN VÀ GIỚI HẠN THẨM QUYỀN
1. Quyền hạn
- Yêu cầu các nhóm chức năng cung cấp kế hoạch, số liệu và đầu ra đúng hạn.
- Triệu tập họp điều phối; đề xuất huy động, điều chỉnh nguồn lực và lựa chọn nhân công thuê ngoài/nhà thầu phụ.
- Đề nghị tạm dừng công việc khi có nguy cơ mất an toàn, sai kỹ thuật hoặc phát sinh ngoài phạm vi chưa được phê duyệt.
- Xác nhận khối lượng thực hiện trước khi trình cấp có thẩm quyền nghiệm thu và thanh toán.
- Đại diện Công ty làm việc với các bên trong phạm vi được ủy quyền.
2. Giới hạn thẩm quyền
- Không tự ý thay đổi phạm vi, cấu hình thiết bị hoặc điều kiện hợp đồng.
- Không cam kết chi phí ngoài ngân sách, thay đổi điều kiện thanh toán hoặc ký PO/hợp đồng khi chưa được ủy quyền.
- Không chấp thuận giải pháp kỹ thuật quan trọng khi chưa có xác nhận của người phụ trách kỹ thuật.
Nguyên tắc tổ chức: PM quản lý mục tiêu và kết quả dự án; không thay thế người phụ trách kỹ thuật, Đội trưởng lắp đặt, Logistics, HSE/QAQC, T&C, Document Controller hoặc Kế toán.