SALE ADMIN (Payment document)

JOB DECRIPTION:
- Track the status of orders & Receive sets of payment documents, check the reasonableness and validity of invoices, documents and accuracy of data
- Manage & upload Payment Document into internal systems
- Account Payable (AP) Management:
+ Receive AP documents & invoices from vendor
+ Check information to ensure accuracy of invoices and AP documents
+ Update AP status and send AP documents & invoice to accounting part
- Account Receivable (AR) Management:
+ Download data file from the system
+ Update AR status and check the relevant information
+ Submit approval to request accounting part to issue AR
- Follow payment schedule to ensure the company pays suppliers according to the agreed term in the contract
- Follow payment schedule of customers, check & record reasons for Overdue payment to explain to managers
- Check & records reason of Monthly Aging Stock to report to managers
- Fulfill other tasks assigned by Part-leader and Manager
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
- Theo dõi trạng thái đơn hàng & Nhận bộ chứng từ thanh toán, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ và tính chính xác của số liệu.
- Quản lý và nhập thông tin bộ chứng từ thanh toán lên hệ thống nội bộ
- Quản lý khoản phải trả (AP):
+ Nhận tài liệu & hóa đơn AP từ nhà cung cấp
+ Kiểm tra thông tin để đảm bảo tính chính xác của hoá đơn, chứng từ AP
+ Cập nhật trạng thái AP và gửi tài liệu & hóa đơn cho bộ phận kế toán
- Quản lý khoản phải thu (AR):
+ Tải file dữ liệu từ hệ thống
+ Cập nhật trạng thái AR và kiểm tra các thông tin liên quan
+ Đề xuất phê duyệt để yêu cầu bộ phận kế toán xuất hóa đơn AR
- Theo dõi lịch thanh toán để đảm bảo công ty thanh toán cho nhà cung cấp theo thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.
- Theo dõi lịch thanh toán của khách hàng, kiểm tra & ghi nhận lý do chậm trễ thanh toán để giải thích cho cấp trên.
- Kiểm tra & ghi nhận lý do hàng tồn kho bị hàng tháng để báo cáo quản lý.
- Hoàn thành các nhiệm vụ khác do Trưởng bộ phận và Quản lý yêu cầu.