A. Quản lý công việc
I. Hành chính Kinh doanh
1. Hỗ trợ hoạt động bán hàng:
- Soạn thảo và quản lý các văn bản, hợp đồng, báo giá, và các tài liệu liên quan đến bán hàng.
- Theo dõi tình trạng đơn hàng, lịch
giao hàng, và thông báo cho khách hàng.
- Cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống
quản lý dữ liệu (CRM).
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Chuẩn bị các báo cáo bán hàng định kỳ và đột xuất
2. Quản lý tài liệu và hợp đồng
- Sắp xếp và lưu trữ các tài liệu kinh doanh một cách khoa học, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
- Cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp.
- Đảm bảo tính chính xác và bảo mật của thông tin kinh doanh.
3. Hỗ trợ các công việc hành chính khác:
- Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, email, và thư từ.
- Sắp xếp lịch họp, lịch công tác cho bộ phận kinh doanh.
- Chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cho các cuộc họp.
-
Quản lý văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng.
- Thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của cấp trên.
II. Hỗ trợ làm tài liệu thầu:
1. Nghiên cứu hồ sơ mời thầu:
- Phân tích và đánh giá các yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
- Xác định các tài liệu cần thiết để chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
2. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu:
- Thu thập và tổng hợp các tài liệu liên quan đến hồ sơ dự thầu.
- Soạn thảo các văn bản, biểu mẫu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
- Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ dự thầu trước khi nộp.
- Liên hệ với các bộ phận liên quan để lấy thông tin làm hồ sơ thầu.
3. Theo dõi quá trình đấu thầu:
- Theo dõi tiến độ nộp hồ sơ dự thầu.
- Cập nhật thông tin về kết quả đấu thầu.
- Liên lạc với bên mời thầu để hỏi thêm các thông tin nếu cần thiết.
4. Quản lý hồ sơ thầu:
- Lưu trữ và sắp xếp các hồ sơ thầu một cách khoa học.
- Cập nhật thông tin về các dự án thầu đã tham gia.
B. Quy trình
Phối hợp Tech & Fin theo dõi nghiệm thu, thanh toán, thanh lý HĐ
- Xác nhận rằng công việc đã được thực hiện đúng theo yêu cầu của hợp đồng.
- Thu thập và kiểm tra các hóa đơn, chứng từ và biên bản nghiệm thu
- Lập hồ sơ thanh toán theo quy định của công ty và hợp đồng.
- Theo dõi tiến độ thanh toán:
+ Gửi hồ sơ thanh toán cho bộ phận Fin và theo dõi tiến độ xử lý
+ Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thanh toán.
+ Đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng thời hạn.
- Theo dõi thanh lý hợp đồng:
+ Kiểm tra điều kiện thanh lý
+ Lập biên bản thanh lý
C. Khác
Thực hiện các công việc phát sinh khác do quản lý phân công
A. Tiêu chí tuyển dụng
1. Giới tính/tuổi/ sức khỏe/ ngoại hình: Nữ, tuổi 25 -> 30, sức khỏe tốt, ngoại hình cân đối, dễ nhìn
2. Trình độ học vấn/chuyên ngành: Cao đẳng trở lên chuyên ngành kế toán, ngoại ngữ (ưu tiên tiếng Anh kỹ thuật), kinh tế luật, hợp đồng, mua hàng ...
3. Ngoại ngữ: Tiếng Anh đọc và viết khá
4. Kinh nghiệm làm việc: Có 3-5 năm kinh nghiệm, được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ
• Ưu tiên các ứng viên có kinh nghiệm về hồ sơ thầu
5. Tác phong/ phẩm chất:
• Trung thực, bảo mật thông tin, nhiệt huyết, và chịu được áp lực công việc cao,
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint)
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao trong công việc
• Có khả năng quản lý tài chính cơ bản.
B. Tiêu chí mục tiêu
1. Ứng viên back office chuyên nghiệp, thành thạo các công cụ hỗ trợ và quy trình báo cáo bài bản
2. Tư duy linh hoạt, khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả và tinh thần trách nhiệm cao
3. Quản lý và vận hành công việc một cách trơn tru, hiệu quả nhờ thành thạo các công cụ hỗ trợ hiện đại (BASE, AI...)
4. Khả năng báo cáo định kỳ (tuần/tháng) nắm bắt tình hình và đưa ra những phân tích sâu sắc
5. Kỹ năng phân tích cấu trúc hợp đồng hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại
6. Kỹ năng kế hoạch, theo dõi và báo cáo Thanh quyết toán, chi phí và ngân sách