Senior Project Admin chịu trách nhiệm kiểm soát xuyên suốt các hoạt động hành chính, dữ liệu, hồ sơ và báo cáo của các dự án thuộc BU1; bảo đảm thông tin chính xác, hồ sơ đầy đủ, công tác đối soát và thanh toán đúng tiến độ.
Vị trí đóng vai trò kết nối giữa Account, Field Operation, Procurement, Finance và các bên liên quan; đồng thời chủ động phát hiện sai lệch, cảnh báo rủi ro, chuẩn hóa quy trình và hướng dẫn các Project Admin trong team, góp phần bảo đảm mục tiêu của Business Unit.
MÔ TẢ CHI TIẾT
1. Báo cáo và
quản lý dữ liệuTổng hợp, kiểm tra và hoàn thiện báo cáo dự án theo ngày, tuần, tháng hoặc theo yêu cầu của khách hàng, bảo đảm dữ liệu chính xác và đúng thời hạn.
Quản lý, cập nhật dữ liệu dự án, doanh số, nhân sự triển khai, KPI và các chỉ số liên quan trên hệ thống/tracker.
2. Quản lý hồ sơ dự án
Theo dõi hợp đồng, quotation, PO, biên bản nghiệm thu, chứng từ và hồ sơ thanh toán của từng dự án.
Bảo đảm hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy trình; chủ động nhắc nhở và theo dõi các bên hoàn thiện đúng tiến độ.
3. Đối soát và thanh toán
Thực hiện đối soát chấm công, doanh số, KPI, lương, thưởng, incentive và các chi phí dự án.
Phối hợp với Finance, Procurement và các bên liên quan để xử lý chênh lệch, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện thanh toán đúng hạn.
4. Điều phối và kiểm soát tiến độ
Theo dõi tiến độ các đầu việc hành chính, báo cáo, nghiệm thu và thanh toán; cập nhật trạng thái rõ ràng cho các bên liên quan.
Chủ động phát hiện, cảnh báo và theo dõi việc xử lý các rủi ro liên quan đến dữ liệu, hồ sơ, chi phí hoặc tiến độ dự án.
5. Chuẩn hóa và cải tiến
Chuẩn hóa biểu mẫu, tracker, checklist và quy trình nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.
Hướng dẫn, kiểm tra chất lượng công việc của các Project Admin trong team và đề xuất giải pháp cải tiến.
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Tài chính, Kế toán, Thống kê hoặc ngành liên quan.
Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Project Admin, Project Coordinator, Sales Admin, Sales Operations hoặc tương đương.
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong Agency, Event, Activation, Field Force, FMCG, Retail hoặc doanh nghiệp dịch vụ triển khai.
Có kinh nghiệm trực tiếp về báo cáo, quản lý dữ liệu, hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và đối soát dự án.
Thành thạo Excel: PivotTable, XLOOKUP/VLOOKUP, SUMIFS, hàm logic và xử lý dữ liệu.
Sử dụng tốt Word, PowerPoint, Outlook và các công cụ quản lý dữ liệu/tài liệu.
Có khả năng đọc hiểu dữ liệu, phát hiện sai lệch và trình bày báo cáo rõ ràng.
Hiểu quotation, hợp đồng, purchase order (PO), ngân sách và quy trình thanh toán.
Có khả năng quản lý đồng thời nhiều dự án và deadline; theo dõi công việc có hệ thống.
Có kỹ năng phối hợp, theo dõi và thúc đấy các bên liên quan hoàn thành công việc.
Cẩn thận, có tư duy hệ thống, tinh thần trách nhiệm cao và khả năng bảo mật thông tin.
Có khả năng làm việc độc lập, chịu áp lực và thích nghi với môi trường dự án tốc độ cao.
Có khả năng giao tiếp và viết email
tiếng Anh phục vụ công việc.
Biết Power Query, Power BI, SQL hoặc công cụ tự động hóa báo cáo là một lợi thế.
Mức lương và thưởng cạnh tranh, minh bạch cùng đầy đủ các khoản phụ cấp theo chính sách công ty (phụ cấp ăn trưa, điện thoại, lương tháng 13, v.v.).
Nhận 100% lương trong thời gian thử việc và được xem xét tăng lương hằng năm.
Bảo hiểm theo quy định của pháp luật và bảo hiểm sức khỏe cá nhân sau thời gian thử việc
Làm việc trong mô hình không chỉ agency mà còn là platform triển khai sales-marketing-technology
Văn hóa doanh nghiệp dựa trên giá trị cốt lõi
Có cơ hội phát triển nghề nghiệp và nâng cao năng lực chuyên môn.