Support Sale & Admin

Mục đích công việc: Hỗ trợ đội ngũ sale trong các công việc hành chính - nghiệp vụ nhằm đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt, góp phần nâng cao doanh số và sự hài lòng của khách hàng.
Trách nhiệm & nhiệm vụ chính:
4.1 Công việc hàng ngày:
4.1.1 Tiếp nhận YCBG.
a) Tiếp nhận YCBG từ sale.
- Tiếp nhận YCBG từ sale
- Gửi cho sale file check thông tin giá quá khứ để đánh giá khả thi
- Phân ngành pur
- Gửi thông tin cho Pur nội bộ check khả thi
- Tạo sản phẩm, S0, THBG, YCBG , hạn BG theo yêu cầu của sale
Đối với hàng thi công, sản xuất:
- Điền thông tin lên file YCKS
- Tạo S0, THBG, YCBG
b) THBG.
- Tổng hợp các thông tin pur note gửi sale xác nhận với KH
- Lưu ý note đúng thông tin vào file YC của khách hàng"
- Theo dõi YCBG, chỉnh sửa sản phẩm đúng theo như pur note
- Thúc giục pur báo giá
Làm THBG:
- Với các KH đặc biệt cần làm theo form (PEG/UFC)
- Với các KH khác làm THBG trực tiếp trên odo và báo sale
Gửi sale file THBG excel đặc biệt ( PEG/ UFC) phải bao gồm cả file YC của khách hàng (nếu có) và các thông tin giá quá khứ đã check trước đấy.
c) Tổng hợp BG ngoài: Khách Ngoài HVN - Làm THBG hàng thi công, dự án theo form ngoài => tổng hợp giá trên odo theo gói.
d) Lưu trữ báo giá sale báo KH.
4.1.2. Tiếp nhận YCMH
a) Đối với hàng B, hàng A tự ra PO:
- Tiếp nhận thông tin YCMH sale gửi
- Check giá vốn gần nhất theo file Giá vốn năm 2024 ACC đã gửi và giá bán
- Tạo S0, THBGMH, YCMH
- In giấy tờ YCMH gửi sale và gửi pur nội bộ
b) Đối với hàng A có YCBG:
- Tiếp nhận thông tin YCMH sale gửi
- Check giá vốn pur báo giá
- Chọn đúng S0(soát kỹ mặt hàng, số lượng)
- Bên phân hệ tạo S0: Xóa những mặt hàng không ra PO trên S0, giữ lại những mục ra PO
- Bên phân hệ THBGMH: Điền giá PO, điều chỉnh CPKH, LN
- Bên phân hệ YCMH: Sửa loại đơn hàng là YCMH cũ ra PO
- In giấy tờ YCMH gửi sale và gửi pur nội bộ
c) Đối với hàng mua tồn kho (nếu có): Support tạo YCMH tồn kho theo yêu cầu.
4.1.3 Giao hàng
a) Đối với KH HVN: Tiếp nhận thông tin YCGH và đánh Biên bản gửi kho.
b) Đối với KH ngoài HVN: Theo dõi hàng về, lên kế hoạch giao hàng, đánh biên bản giao hàng.
- Sau Khi Giao hàng báo acc xuất hóa đơn, tổng hợp hoàn thiện giấy tờ scan, gửi lại cho sale và CPN hồ sơ về cho KH khi có yêu cầu từ sale
- Hoàn thiện XNK tại chỗ (Muto - Maruie)
c) Đánh BBKN, BBNT
- Đánh theo thông tin sale gửi theo form
- Gửi thông tin BB cho kho.
4.1.4. Làm các công việc khác theo sự phân công: Làm phiếu an toàn, CPN giấy tờ, Xử lý vấn đề tồn đọng trên odo do ACC và kho báo)
4.2 Công việc hàng tuần
a) Báo cáo simpalmo (định kỳ thứ 2 hàng tuần)
b) Lên đơn hàng odoo
- Dựa vào thông tin file PO sale gửi, chuyển đổi File PDF => EXCEL để điền thông tin lên Link driver Đơn hàng ODOO
4.3 Công việc hàng tháng
a) Check giá hàng A từ Pur HVN
- Sale gửi các phiếu yêu cầu -> Support Lên các yêu cầu trên File Check hàng A
- Tiếp nhận file check giá hàng A sale gửi
- Check đầy đủ thông tin: Giá vốn về kho, giá pur báo, giá báo KH, tháng báo , Giá bán gần nhất, năm ra PO
- Lên YCBG cho Pur nội bộ
- Có đầy đủ giá gửi lại thông tin cho sale
- Up thông tin sắp ra PO lên file "Sắp ra PO"
b) Tiếp nhận QD và hoàn thiện
- Tiếp nhận QD từ sale
- In và trình ký , scan gửi sale
c) Tính CPKH ngoài HVN
- Dựa vào file Chi tiết Sổ tiền về acc gửi, sale điền thông tinh % CP của từng KH sau đó SP tính CP dựa theo thông tin sale đã chia.
d) Check sửa partner theo file "Báo cáo doanh thu tháng..."
e) DNTT chi phí khách hàng
f) Đề nghị văn phòng phẩm
g) Làm đề nghị thanh toán chi phí, tiếp khách
5. Thẩm quyền/ Quyền hạn:
- Điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ dựa trên phản hồi của khách hàng (chuyển tiếp thông tin đến bộ phận liên quan). Trả lời, xử lý phản hồi khách hàng (về tình trạng đơn hàng, bảo hành, khiếu nại đơn giản...).
- Giải pháp cải tiến quy trình xử lý đơn hàng, báo giá, hợp đồng,... để tăng hiệu suất làm việc
6. Quan hệ công việc:
Bên trong
▪ Phòng HCNS : Trao đổi thông tin các mục về lương thưởng chính sách và một số các thông tin khác.
"▪ Phòng kế toán : Trao đổi các thông tin về đơn hàng, đơn giá, giá vốn trên Amis để mua hàng, bán hàng
Các thủ tục hóa đơn, chứng từ, công nợ, tình hình đặt hàng, đơn hàng HCPO"
▪Phòng mua hàng: Trao đổi về YCBG để có BG tốt nhất. YCMH để hàng về nhanh nhất
▪Phòng bán hàng
▪Phòng Kỹ thuật: trao đổi các thông tin liên quan đến vấn đề khảo sát, hàng gia công theo bản vẽ
▪Phòng giao hàng : Hỗ trợ giao hàng, xin ký biên bản giao hàng. Phát sinh trong quá trình giao hàng. Đưa các giấy tờ, báo giá cho khách hàng HVN
Bên ngoài:
▪ Khách hàng : Tiếp nhận YCBG-YCMH, xin thông tin bổ sung nếu chưa rõ. Tiếp nhận và giải quyết các vấn đề từ khách
▪ Nhà cung cấp: Xin thông tin báo giá hàng từ NCC nếu hàng cần gấp.
▪ Các mối quan hệ khác hỗ trợ cho việc bán hàng