Chức danh: Thư ký Ban Giám Đốc
Bộ phận: Ban Thư ký
Báo cáo trực tiếp: Ban Giám Đốc
1. Mục tiêu công việc
Đóng vai trò là đầu mối hỗ trợ, điều phối và kiểm soát thông tin giữa Ban Giám Đốc với các phòng ban; đảm bảo các chỉ đạo được triển khai đúng, đủ, kịp thời và có theo dõi kết quả rõ ràng.
2. Nhiệm vụ chính
2.1. Hỗ trợ điều hành & triển khai công việc
- Tiếp nhận, tổng hợp và truyền đạt chỉ đạo từ Ban Giám Đốc đến các bộ phận liên quan.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các đầu việc, dự án theo chỉ đạo; chủ động nhắc việc và cảnh báo rủi ro chậm tiến độ.
- Tham gia hỗ trợ triển khai các dự án nội bộ (vận hành, nhân sự, sản xuất, kinh doanh...) theo phân công.
2.2. Tổng hợp - phân tích - báo cáo
- Tổng hợp báo cáo từ các phòng ban, chuẩn hóa dữ liệu và trình bày lại theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.
- Phân tích cơ bản số liệu, tình hình hoạt động để hỗ trợ Ban Giám Đốc trong việc ra quyết định.
- Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, nội dung
phục vụ các cuộc họp, làm việc nội bộ và đối tác.
2.3. Điều phối thông tin & làm việc liên phòng ban
- Là cầu nối giữa Ban Giám Đốc và các bộ phận, đảm bảo thông tin truyền đạt rõ ràng, chính xác, không sai lệch.
- Làm việc trực tiếp với các phòng ban để thu thập thông tin, xử lý các vấn đề phát sinh theo hướng đa mảng.
- Hỗ trợ xử lý các "case" liên phòng ban (có thể liên quan đến vận hành, nhân sự, pháp lý, tài chính...).
2.4. Hỗ trợ pháp lý & kiểm soát rủi ro cơ bản
- Rà soát các văn bản, hợp đồng, quy trình dưới góc độ tuân thủ pháp luật cơ bản.
- Phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo tính hợp lệ trong các hoạt động của công ty.
- Nhận diện các rủi ro pháp lý cơ bản trong quá trình triển khai công việc và đề xuất hướng xử lý.
2.5. Công việc hành chính cấp cao
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Ban Giám Đốc.
- Ghi nhận biên bản họp, theo dõi và đốc thúc các đầu việc sau họp.
- Quản lý tài liệu, hồ sơ, thông tin mang tính bảo mật cao.
3. Nguyên tắc làm việc
- Ưu tiên xử lý công việc theo hướng: nhanh - rõ - có kiểm soát - có theo dõi kết quả.
- Các vấn đề phức tạp, liên quan nhiều bên: chủ động phối hợp, không làm đơn lẻ.
- Luôn có cơ chế đối soát, kiểm tra lại thông tin trước khi báo cáo Ban Giám Đốc.
1. Kiến thức
Am hiểu pháp luật ở mức đủ để nhận diện rủi ro và kiểm soát văn bản (ưu tiên các lĩnh vực: doanh nghiệp, lao động, thương mại).
2. Kinh nghiệm
- Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường theo mô hình dự án (project-based).
- Đã từng xử lý công việc đa mảng (không thuần một chuyên môn cố định).
- Ưu tiên ứng viên từng làm
thư ký, trợ lý, điều phối dự án hoặc vị trí tương đương.
3. Kỹ năng
- Kỹ năng tổng hợp, phân tích và trình bày thông tin tốt.
- Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý tiến độ và theo dõi nhiều đầu việc song song.
- Kỹ năng giao tiếp, làm việc liên phòng ban rõ ràng, mạch lạc.
- Khả năng xử lý tình huống linh hoạt, đặc biệt với các case không có sẵn quy trình.
4. Tố chất
- Nhanh nhẹn, nhạy bén trong xử lý công việc.
- Tư duy tốt, có khả năng nắm bắt và xử lý vấn đề đa lĩnh vực.
- Chủ động, có trách nhiệm, chịu được áp lực cao.
- Tính bảo mật cao, cẩn trọng trong xử lý thông tin.
1. Chế độ:
- Thỏa thuận lương theo năng lực, kinh nghiệm
- Hỗ trợ tiền gửi xe
- Các quyền lợi đảm bảo đúng quy định: BHXH, BHTN, phép năm,....
2. Điều kiện, môi trường làm việc:
- Được cung cấp trang thiết bị làm việc đầy đủ
- Tất cả công tác phí nếu có phát sinh trong thời gian làm việc đều được công ty thanh toán đầy đủ
- Chế độ bù giờ công linh hoạt
- Giờ làm việc, giờ nghỉ ngơi được phân định rạch ròi, không mang việc về nhà.
- Đồng nghiệp đủ lứa tuổi từ các bạn trẻ mới ra trường cho đến cô chú quản lý,
thợ kim hoàn lâu năm trong nghề.
- Công ty ở chợ Bến Thành, gần ga Metro thuận tiện đi lại.