Mô tả Công việc
1. Công tác đối ngoại và hậu cần, khánh tiết (70%)
Tổ chức công tác đón tiếp khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý Nhà nước và khách của Ban Lãnh đạo.
Chủ trì triển khai hậu cần cho các buổi tiếp khách, hội nghị, hội thảo, sự kiện đối ngoại của Công ty.
Thực hiện công tác hiếu hỉ, đối ngoại theo quy định và văn hóa doanh nghiệp.
Đề xuất phương án quà tặng phù hợp cho khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý và Ban Lãnh đạo.
Quản lý ngân sách, danh mục và tồn kho quà tặng của Công ty.
2. Công tác hành chính phục vụ Ban Lãnh đạo (20%)
Thực hiện các thủ tục Visa, Passport, thẻ APEC và các hồ sơ liên quan phục vụ Ban Lãnh đạo, chuyên gia và CBNV đi công tác nước ngoài.
Đặt vé máy bay, vé tàu, khách sạn, phương tiện di chuyển và các dịch vụ phục vụ công tác của Ban Lãnh đạo, Ban Điều hành và CBNV.
Theo dõi,
quản lý căn hộ dịch vụ phục vụ chuyên gia và CBNV theo phân công
3. Phối hợp các Bộ phận phòng/ban khác (10%)
Phối hợp tổ chức các chương trình nội bộ của Công ty như: Khám sức khỏe định kỳ, Teambuilding, Lễ khởi công, Lễ khánh thành, Sinh nhật Công ty, Tiệc cuối năm và các sự kiện theo kế hoạch.
Lập kế hoạch, điều phối và trực tiếp triển khai công tác hậu cần cho các chương trình: địa điểm, phương tiện, lưu trú, ăn uống, trang thiết bị, quà tặng, nhân sự phục vụ...(khi được yêu cầu)
Giám sát chất lượng triển khai, nghiệm thu và thực hiện các thủ tục thanh toán theo quy định
Yêu Cầu Công Việc
Tốt nghiệp Đại học trở lên.
Có tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Thư ký/
Trợ lý Hành chính tổng hợp - chuyên trách mảnh Khánh tiết - Hậu cần cho BLĐ của Công ty.
Có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện quy mô doanh nghiệp và triển khai công tác hậu cần cho các chương trình đối nội, đối ngoại.
Am hiểu nghi thức lễ tân, khánh tiết; có kinh nghiệm phục vụ Ban Lãnh đạo, khách VIP, đối tác và cơ quan quản lý Nhà nước.
Có kinh nghiệm làm việc với nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị; xây dựng thực đơn, lựa chọn hình thức tiệc phù hợp với từng chương trình là lợi thế.
Có kinh nghiệm quản lý nhà cung cấp, quản lý ngân sách và tối ưu chi phí hành chính.
Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và điều phối công việc tốt; có khả năng xử lý đồng thời nhiều đầu việc với độ chính xác cao.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp; tinh tế, linh hoạt và có khả năng xử lý tốt các tình huống phát sinh.
Chủ động, trách nhiệm, cẩn trọng, bảo mật thông tin và có tinh thần phục vụ cao.