Mô tả Công việc
1. Tổng quan vị trí
Thư ký Văn phòng HĐQT là vị trí hỗ trợ trực tiếp Chủ tịch/HĐQT trong công tác quản lý lịch trình, điều phối thông tin và tổ chức các hoạt động điều hành.
Vị trí đóng vai trò đầu mối tiếp nhận - xử lý - truyền đạt thông tin, đảm bảo các chỉ đạo của HĐQT được triển khai kịp thời, đồng thời hỗ trợ công tác hành chính, tài liệu và tổ chức họp một cách chuyên nghiệp, chính xác và bảo mật.
2. Mô tả công việc
2.1. Quản lý lịch trình & hỗ trợ điều hành
Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp và các chương trình công tác của Chủ tịch/HĐQT
Nhắc việc, theo dõi lịch trình và đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch
Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, hậu cần cho các cuộc họp và chuyến công tác
2.2. Tiếp nhận, xử lý & kiểm soát thông tin
Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra văn bản, tài liệu từ các đơn vị trước khi trình ký
Soạn thảo, rà soát văn bản, email, tài liệu theo yêu cầu
Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đảm bảo tính hệ thống và bảo mật
2.3. Điều phối & theo dõi triển khai công việc
Truyền đạt chỉ đạo của Chủ tịch/HĐQT đến các đơn vị liên quan
Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện và tổng hợp báo cáo phản hồi
Phối hợp thu thập thông tin, dữ liệu
phục vụ công tác báo cáo định kỳ/đột xuất
2.4. Tổ chức họp & hỗ trợ đối nội - đối ngoại
Tổ chức, tham gia các cuộc họp, hội nghị; chuẩn bị và phân phối tài liệu
Ghi chép, tổng hợp nội dung và theo dõi việc triển khai sau cuộc họp
Hỗ trợ Chủ tịch/HĐQT trong các buổi làm việc với đối tác, khách hàng khi cần
2.5. Ứng dụng công nghệ & công việc khác
Ứng dụng các công cụ AI, công nghệ để nâng cao hiệu quả xử lý công việc
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công; sẵn sàng đi công tác
Yêu Cầu Công Việc
3. Yêu cầu ứng viên
Nữ, ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp
Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: Kinh tế, Tài chính, Quản trị hoặc Công nghệ thông tin
Có tối thiểu 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí
Thư ký, Trợ lý TGĐ và HĐQT
Kỹ năng
Kỹ năng tổ chức, quản lý công việc và kiểm soát lịch trình tốt
Kỹ năng giao tiếp, xây dựng và duy trì mối quan hệ (interpersonal skills)
Kỹ năng soạn thảo văn bản, tổng hợp thông tin và báo cáo
Thành thạo Word, Excel, PowerPoint
Sử dụng được các công cụ AI trong công việc; có kiến thức sâu là lợi thế
Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương IELTS 6.5 trở lên hoặc các chứng chỉ quốc tế tương đương).
Yêu cầu khác
Có hiểu biết về lĩnh vực chứng khoán là lợi thế
Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, xử lý nhiều công việc song song
Trung thực, cẩn trọng, đảm bảo tính bảo mật thông tin
Sẵn sàng đi công tác khi cần 1