Thư Ký Tổng Giám Đốc (Personal Assistant)

1. Tổ chức quản lý và xử lý thông tin:
- Quản lý các tài khoản cá nhân, thẻ thành viên, hồ sơ và dữ liệu cá nhân của TGĐ đảm bảo tính bảo mật;
- Tiếp nhận, tập hợp, phân loại, tổ chức thông tin đối nội, đối ngoại; nhắc và đề xuất phương án đối ứng kịp thời, phù hợp (thiệp, quà tặng,...)
- Tiếp nhận, sàng lọc, xử lý thông tin các cuộc gọi, thư tín, email, văn bản, tài liệu của TGĐ;
- Truyền đạt thông tin của TGĐ tới các bộ phận;
2. Thiết lập, quản lý các tiện ích làm việc cho TGĐ:
- Thiết lập, cài đặt đồng bộ lịch làm việc trên các thiết bị cá nhân của TGĐ các ứng dụng liên quan phục vụ công việc và đời sống sinh hoạt của TGĐ;
- Đảm bảo thiết bị làm việc của TGĐ được kết nối đầy đủ, điều phối xử lý các sự cố phát sinh
3. Thực hiện công việc hành chính, mua sắm cá nhân, khánh tiết, sự kiện cá nhân:
- Thực hiện và điều phối tổ chức các sự kiện tiếp đón khách của cá nhân TGĐ;
- Thực hiện mua sắm, thủ tục thanh toán mua sắm; thanh toán các chi phí của TGĐ;
- Quản lý phòng trưng bày sản phẩm của Tổng Giám đốc và hàng hóa vật phẩm trưng bày, đảm bảo tồn kho phù hợp;
- Thực hiện hậu cần các chuyến đi công tác của Tổng Giám đốc: thủ tục visa, giấy tờ cá nhân, lịch trình di chuyển, vé máy bay, xe đưa đón, khách sạn, tiện ích nơi đến... các thủ tục trước, trong và sau chuyến đi
4. Thực hiện công việc thư ký đời sống, phục vụ hậu cần, y tế sức khỏe của TGĐ:
- Thu xếp, nhắc TGĐ lịch khám sức khỏe định kỳ; xử lý khi phát sinh liên quan đến vấn đề sức khỏe của TGĐ theo chỉ đạo của TGĐ; làm việc với bệnh viện, đơn vị bảo hiểm...
- Chuẩn bị hoa quả, trà nước, bữa trưa, hậu cần đời sống... theo yêu cầu của TGĐ;
- Các công việc hậu cần khác cho Tổng giám đốc và khách của TGĐ
5. Tham gia thực hiện các chương trình làm việc của TGĐ cùng tổ Trợ lý - Thư ký
- Sắp xếp lịch trình, lịch họp, lịch công tác của TGĐ;
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết cho TGĐ phục vụ các cuộc họp, tọa đàm, chuyến đi...;
- Sắp xếp các cuộc họp, ghi biên bản và tổng hợp nội dung cuộc họp theo chỉ đạo của TGĐ;
- Soạn thảo văn bản, email theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.
- Liên hệ, làm việc với các đối tác, các công ty thành viên theo chỉ đạo của TGĐ;
- Tháp tùng TGĐ trong các chuyến công tác theo yêu cầu của TGĐ;