Thư ký tổng giám đốcCông ty Liên doanh Vận chuyển Quốc tế Hải Vân

Mô tả Công việc
Hỗ trợ quản lý công việc hàng ngày của Tổng Giám Đốc:
- Sắp xếp, theo dõi và cập nhật lịch làm việc của Tổng Giám Đốc (cuộc họp, gặp gỡ đối tác, lịch công tác, sự kiện)
- Chuẩn bị tài liệu, hoog sơ cần thiết cho các cuộc họp, buổi làm việc của Tổng Giám Đốc.
- Ghi biên bản cuộc họp, soạn thảo và theo dõi việc triển khai các quyết định, chỉ đạo của Tổng Giám Đốc.
- Phối hợp với các phòng ban để giải quyết các công việc theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.Tổ chức và điều phối các cuộc họp:
- Sắp xếp và điều phối các cuộc họp nội bộ, cuộc họp với đối tác và cuộc gặp gỡ của Tổng Giám Đốc.
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu và tham gia ghi nhận các biên bản cuộc họp.
- Theo dõi và đôn đốc các phòng ban thực hiện các chỉ đạo sau cuộc họp.Quản lý thông tin và tài liệu:
- Tiếp nhận và xử lý thông tin từ các bộ phận khác chuyển lên Tổng Giám Đốc, đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác và đầy đủ.
- Lưu trữ, bảo quản và quản lý các văn bản, tài liệu, hồ sơ liên quan đến hoạt động của Tổng Giám Đốc.
- Soạn thảo công văn, thư từ, báo cáo và các văn bản theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.Liên lạc và đối ngoại:
- Đại diện Tổng Giám Đốc xử lý các công việc đối ngoại, giao tiếp với đối tác, khách hàng khi yêu cầu.
- Điều phối thông tin và liên lạc giữa Tổng Giám Đốc với các cấp quản lý trong công ty, các đối tác và khách hàng
Hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong công tác quản lý và ra quyết định:
- Tổng hợp và phân tích các báo cáo từ các phòng ban để trình bày trước Tổng Giám Đốc.
- Theo dõi tiến độ các dự án, công việc mà Tổng Giám Đốc giao phó, đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn.
Công việc hành chính khác:
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện, hội nghị, buổi họp do Tổng Giám Đốc chủ trì.
- Quản lý và xử lý các công việc hành chính văn phòng khác liên quan đến hoạt động của Tổng Giám Đốc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khi có yêu cầu từ Tổng Giám Đốc