1. Chức năng
- Trực tiếp hỗ trợ
Giám đốc Khối trong công tác điều hành, quản lý các trung tâm và bộ phận trực thuộc Khối.
- Đầu mối của Khối thực hiện, hỗ trợ các công tác liên quan đến quản lý chi phí, lập kế hoạch, truyền thông và văn hóa tổ chức, quản lý nguồn lực.
- Cung cấp các nghiệp vụ hành chính, văn phòng.
2. Nhiệm vụ
2.1 Quản lý chi phí
- Đầu mối tổng hợp và xây dựng ngân sách định biên & chi phí hoạt động, theo dõi và kiểm soát chi phí thực tế so với ngân sách của các trung tâm trực thuộc Khối KHCN.
- Lập các định mức chi phí hoạt động chuẩn, theo dõi/ giám sát chi phí thực tế đảm bảo trong định mức, tối ưu hóa chi phí hoạt động.
- Kiểm soát các đề xuất chi phí trước khi trình lên Giám đốc Khối KHCN.
2.2 Lập kế hoạch và theo dõi
- Đầu mối làm việc với các trung tâm trong công tác lập kế và phân bổ kế hoạch thường niên theo chỉ đạo của Giám đốc Khối KHCN.
-Làm việc với các đơn vị, các trung tâm trong khối nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập và theo dõi kế hoạch.
2.3 Truyền thông và văn hóa tổ chức
- Xây dựng và thực hiện các nhiệm vụ truyền thông trọng điểm của Khối từng thời kỳ.
- Đảm bảo hiệu quả truyền thông, truyền tải kịp thời, đầy đủ, đúng đắn các chương trình, sự kiện, chỉ đạo điều hành của Khối KHCN.
- Đầu mối phối hợp với các phòng ban để đảm bảo duy trì và thúc đẩy các hoạt động văn hóa doanh nghiệp trên toàn Khối.
- Hỗ trợ Giám đốc Khối trong việc lên kế hoạch và triển khai, giám sát công tác xây dựng văn hóa doanh nghiệp của các đơn vị trong Khối KHCN.
2.4 Quản lý nguồn lực
- Quản lý và theo dõi số liệu nhân sự của Khối, đầu mối thực hiện/điều phối các hoạt động điều chuyển nhân sự giữa các bộ phận theo đề xuất của Giám đốc Khối được cấp có thẩm quyền phê duyệt và phù hợp với quy định của SeABank trong từng thời kỳ.
- Đầu mối phối hợp với Khối Quản trị và Phát triển Nguồn Nhân lức thực hiện các chương trình tuyển dụng đáp ứng nhu cầu về nhân sự của các đơn vị trong Khối.
- Tổng hợp kế hoạch, ngân sách đào tạo và phát triển hàng năm của Khối KHCN từ các bộ phận.
2.5 Hỗ trợ điều hành
- Trực tiếp hỗ trợ Giám đốc Khối KHCN trong công tác điều hành, quản lý các trung tâm và bộ phận trong Khối.
- Xử lý các hồ sơ liên quan đến các mảng kinh doanh, nhân sự, hành chính cần phê duyệt bởi Giám đốc Khối KHCN.
- Theo dõi, báo cáo tiến độ các công việc trong kế hoạch hành động, các công việc khác được giao bởi Ban Lãnh đạo ngân hàng.
-Theo dõi tình hình xuất nhập tài sản, công cụ lao động, kiểm kê, đối chiếu thực hiện các biên bản kiểm kê tài sản định kỳ.
- Thực hiện công tác chuẩn bị cho các cuộc họp, khóa đào tạo & các sự kiện nội bộ của Khối, đảm bảo công tác lễ tân tiếp khách đạt tiêu chuẩn cao.
2.5.6 Quản lý hồ sơ, giấy tờ, công văn đi/ đến và các hoạt động hành chính khác.
2.5.7 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Giám đốc Khối KHCN, Tổng Giám đốc/ Người được phân công, ủy quyền theo quy định của SeABank trong từng thời kỳ, Hội đồng Quản trị.
Tốt nghiệp Đại học các ngành liên quan: Luật, Tài chính, Kinh tế, Ngoại thương,...
Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm về trợ lý,
thư ký Công ty;
Ưu tiên ứng viên sử dụng thành thạo
tiếng Anh và những ứng viên đã có kinh nghiệm làm công việc thư ký Công ty tại các Ngân hàng hoặc tài chính (Bảo hiểm, chứng khoán);
Năng động, giao tiếp tốt, biết đưa ra các giải pháp để đạt mục tiêu công việc, biết cách tổ chức công việc hiệu quả;
Có thể tự lên kế hoạch làm việc, chịu được áp lực công việc cao;
Cận thận, tỉ mỉ và trung thực, phẩm chất đạo đức tốt;
Ngoại hình ưa nhìn;
Yêu cầu khác: Cam kết bảo mật các thông tin liên quan đến SeABank và Lãnh đạo của SeABank.